Reduzir reuniões traz menos gastos e mais produtividade

Ao perceber o custo emocional e financeiro do excesso de reuniões, empresas começam a aderir ao "no meeting day"

Fernanda de Almeida
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O excesso de reuniões, intensificado com o home office, afeta negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas

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“Mais uma reunião que poderia ter sido um email.” O meme provavelmente já passou pela sua cabeça ao sair de uma conversa improdutiva com sua equipe. Não à toa, os profissionais nos Estados Unidos ranquearam as reuniões como o motivo principal para acabar com a produtividade das equipes, mostrou um artigo da Harvard Business Review. As pessoas gastam hoje mais de 85% de seu tempo em reuniões, segundo uma pesquisa do MIT Sloan.

E as reuniões não têm apenas custo emocional, mas financeiro. A consultoria americana Bain & Company descobriu que uma única reunião presencial semanal de gerentes de nível médio em uma grande empresa custava à organização mais de US$ 15 milhões (R$ 78,21 milhões) por ano – entre custos pessoais como tempo de deslocamento dos funcionários e energia mental.

A Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora que, com informações como tempo de duração, números de participantes e seus salários, simula o quanto custaria essa reunião – levando em conta, ainda, eventuais benefícios de contrato. Uma reunião semanal de uma hora com quatro pessoas, sendo três com salário de R$ 8,5 mil e uma com salário de R$ 13 mil custaria, anualmente, cerca de R$ 16 mil à empresa.

O excesso de reuniões afeta negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas. E o trabalho remoto piorou a situação, uma vez que as conversas que eram antes feitas num café ou no corredor viraram uma chamada no Zoom. “A reunião é importante quando proporciona troca de ideias, ou quando a pauta é mais complexa e pode gerar dúvidas”, diz Erika Moraes, gerente da consultoria Robert Half. “As trocas que existiam no trabalho presencial agora precisaram ser realizadas virtualmente.”

Dia sem reuniões

O problema é tão grande que gerou o movimento “no meeting day”, que começou nos Estados Unidos e consiste em definir um dia na semana em que reuniões não são permitidas na empresa. No Brasil, a Johnson & Johnson instituiu o “No meetings Friday”, em que os funcionários não devem agendar reuniões ao menos uma sexta-feira por mês. A farmacêutica Sanofi estabeleceu que às quintas-feiras os funcionários não podem agendar essas conversas com suas equipes internamente.

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A pesquisa do MIT Sloan foi feita com 76 companhias globais que introduziram de um a cinco dias sem reuniões por semana. Com o espaço livre nas agendas, os funcionários relataram ter mais autonomia e menos estresse. Tirar um dia de reuniões por semana reduziu o estresse em 26% e não ter chamadas em nenhum dos cinco dias reduziu em 75%.

Os melhores resultados foram alcançados em empresas que tinham três dias sem reuniões na semana.

Uma pesquisa da ABP (Associação Brasileira de Psiquiatria) mostrou alguns dos malefícios do excesso de reuniões virtuais para a saúde mental dos funcionários. Segundo o estudo, feito no final de 2020, 68,6% dos psiquiatras entrevistados aumentaram as prescrições de psicoterapia aos pacientes, que começaram a desenvolver quadros de estresse e ansiedade com o excesso de videoconferências.

Para economizar tempo, dinheiro e energia, antes de convocar uma reunião, faça uma análise de seus objetivos. Moraes elenca algumas perguntas a serem respondidas: Qual o tema e quem são as pessoas de fato interessadas no assunto? A reunião é para dar um recado? Se sim, ele é de impacto, vai gerar mais dúvidas ou é algo mais simples? O meu time está sobrecarregado? O quanto a reunião vai sobrecarregar ainda mais a equipe?

Não convide todo mundo

Não se preocupe em deixar alguém de fora caso o assunto não seja importante para essa pessoa. É mais respeitoso reconhecer que isso seria um desperdício do tempo dela. Também deixe claro o tema da reunião e se ela é opcional ou indispensável.

Os funcionários mais produtivos comparecem a menos reuniões e protegem suas agendas para se dedicar ao trabalho. Então também não se frustre se alguém não aparecer na chamada.

É importante mesmo?

Como organizador da reunião, se atente à importância dela e não tenha medo de cancelar caso não haja algo importante para discutir ou anunciar. “Especialmente no momento em que muitas equipes estão sobrecarregadas, é muito importante olhar com carinho para a agenda das pessoas”, diz a gerente da Robert Half. Mas lembre-se de cancelar com antecedência, em respeito às agendas dos outros.

Preparação

Quando as reuniões têm o objetivo de validar algum material, compartilhá-lo com a equipe previamente possibilita que todos já cheguem ao encontro com suas considerações.

Reuniões repetidas

Muitas vezes, temas de reuniões passadas são repetidos porque as pessoas não se lembram do que foi discutido. Para evitar que isso aconteça, é importante registrar o que ficou decidido e o que ainda deverá ser pauta de futuras conversas. Se ninguém estiver anotando, se ofereça para escrever uma ata da reunião e compartilhe com o resto do pessoal depois.

Comunicação aberta

Os líderes devem encorajar suas equipes a dar feedback e compartilhar suas frustrações. Assim, o time pode reconhecer reuniões improdutivas, repensar suas formas de interação e, se for o caso, transformar aquela reunião em um email mesmo.

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