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Todos já passaram pela frustração de ter que realizar muitas tarefas e ter apenas 24 horas em um dia. Algumas pessoas conseguem ser tão produtivas que parece que tem o dobro de horas. Elas têm a habilidade de se envolver em diversos projetos e, ainda assim, dar conta de tudo. Mas isso não acontece em um passe de mágica. Se você se dedicar, pode ser mais uma daquelas pessoas que saem sempre realizadas do escritório por seu dia ter rendido muito. Essas são 11 dicas para ser mais produtivo:
Nunca deixe nada para depois
Quanto antes você fizer o que deve, melhor será. Sempre é pior deixar as coisas para depois, você pode acabar esquecendo e perdendo tempo.
Deixe tudo pronto para o dia seguinte
Antes de sair do escritório, organize o que você precisará fazer no dia seguinte. Isso ajuda a visualizar tudo que foi feito no dia e o quão produtivo você terá que ser amanhã. Leva poucos minutos e é um bom jeito de terminar o dia. Além disso, ajuda a não ficar procrastinando ao chegar no trabalho, porque você sabe exatamente o que precisa fazer.
Não sucumba ao “urgente”
As tarefas que precisam ser feitas “imediatamente” muitas vezes atrapalham o que estamos fazendo agora. Claro que há tarefas que surgem e temos que fazer, mas se você for fazer tudo que é urgente, vai deixar o que é importante de lado.
Cumpra o cronograma das reuniões
Muitas vezes, reuniões são perda de tempo e podem durar muito mais que o necessário. Se você mantiver o cronograma e avisar os participantes, pode estabelecer limites e fazer com que todos fiquem focados e a reunião seja eficiente.
Aprenda a dizer não
Um estudo da Universidade da Califórnia comprova que quanto mais dificuldade você tem de dizer não, maior a sua tendência a ser estressado, ficar exausto e até de ter depressão.
Ao falar não, seja direto. Quando alguém te pede um favor e você não pode, evite dizer “não tenho certeza se posso fazer” ou “acho que não tenho como te ajudar”. Diga não.
Reserve um tempo para checar e responder e-mails
Programe certos momentos para checar sua caixa de entrada e priorize responder e-mails que são mais importantes. Deixe para responder as mensagens sem importância em um momento em que você não esteja ocupado.
Não faça várias coisas ao mesmo tempo
Tentar realizar diversas tarefas ao mesmo tempo é muito prejudicial a produtividade. Uma pesquisa da Universidade de Standford confirmou que o multitasking é bem menos eficiente do que fazer apenas uma coisa por vez. O estudo mostra que ao receber diversos estímulos, não conseguimos prestar atenção. Nosso cérebro só consegue se concentrar em uma tarefa, então, quando tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, nosso cérebro perde a capacidade de produzir bem.
Não tenha medo de sair do escritório
Se você precisar resolver algo fora do escritório, vá. Deixe seu número de telefone com alguém de confiança em caso de emergências e deixe essa pessoa ser seu filtro.
Delegue funções
Reconheça que há outras pessoas inteligentes e talentosas na sua empresa. Confie nelas para fazerem trabalhos que você não tem tempo para realizar e foque no seu.
Use a tecnologia a seu favor
Apesar de dispositivos eletrônicos nos distraírem, eles também podem ajudar a focar. Você pode, por exemplo, escolher destinatários de e-mails importantes e fazer com que só eles sejam notificados. O mesmo com mensagens e ligações, assim, você não precisará checar o celular o tempo todo.
