8 maneiras de extrair mais eficiência do Excel

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Durante meus dias como banqueiro de investimento quantitativo, meus colegas frequentemente me pediam para contar os resultados dos meus modelos financeiros para que eles soubessem qual produto ou estratégia oferecer a um determinado cliente. Programando em Excel, meus modelos GALOP (sigla em inglês para “Global Asset-Liability Optimization Program”) analisariam o balanço de um cliente e fariam sugestões para melhorar o fluxo de caixa e reduzir o risco. Fiquei impressionado com o fato de meu modelo poder me dar, na verdade, um segundo olhar para formular estratégias de clientes.

Acredito que mais pessoas devem usar planilhas para ajudar na tomada de decisão. Modelos quantitativos são persuasivos. Pela minha experiência, as pessoas acham o documento confiável e atrativo. Quando bem feitos, os modelos são simplificações rigorosas e transparentes da realidade que sempre ensinam algo novo. Construir uma planilha o força a entender a decisão. Criar modelos o diferencia da grande maioria das pessoas que se sentem desconfortáveis com o método e a análise numérica em geral, aumentando seu valor em qualquer equipe.

Criar uma planilha é uma ação muito parecida com contar uma história. Você está se comunicando com uma certa perspectiva do mundo, uma preferência por tomar decisões e um certo modo de persuasão. Tanto na escrita como nos modelos, você começa com o seu objetivo em mente. E acaba se certificando de que está fazendo isso de forma eficaz, honesta, elegante e com respeito pelas pessoas que se beneficiarão do seu trabalho. Portanto, você deu ao seu modelo sua voz.

Veja, na galeria de fotos a seguir, 8 maneiras de tornar uma planilha Excel mais eficiente:

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1. Use design thinking
Tenha uma ideia clara do problema, elaborada do ponto de vista do usuário. Em seguida, crie e teste muitas versões com usuários em potencial, repetindo com base no feedback objetivo, para que cada versão melhore. Nosso protótipo para o Decision Fish, o programa de bem-estar financeiro online, é um documento do Excel. Testamos e repetimos mais de 200 vezes com usuários em potencial.
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2. Separe as entradas, os cálculos e as saídas
Dessa forma, você pode validar as entradas para limitar o risco de os usuários inserirem dados incorretos. Também tornará mais fácil auditar os cálculos e as pessoas seguirem sua lógica.
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3. Procure erros
Tão tedioso quanto crucial é a certificação de que não existem erros matemáticos ou lógicos. Primeiro, tente estimar aproximadamente o resultado, considerando as entradas. O resultado do modelo está dando errado? Em caso afirmativo, verifique os cálculos com uma calculadora de mão. Revise as fórmulas. Use formatação condicional para destacar resultados extremos. Não esqueça de verificar a ortografia. É muito mais fácil admitir o erro de outra pessoa do que o seu.
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4. Formate para maior clareza
Aplique alguns princípios básicos de design gráfico para garantir que as suposições e resultados sejam fáceis de ler. Alinhe e formate as coisas de forma consistente, para que fique claro como elas estão organizadas e o que é importante. Invista um pouco mais de tempo para tornar a planilha atraente: isso gera confiança ao sinalizar que você gastou tempo para mostrar que o modelo é bom.
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5. Construa de maneira minimalista e flexível
Use intervalos nomeados com frequência para que você (e outros) possam entender seu modelo no futuro. Não use constantes (números) nas suas fórmulas. E se eles mudarem no futuro? Coloque constantes em uma tabela separada que você possa referenciar a partir da fórmula. Use as funções certas. Referências absolutas podem economizar muito tempo e espaço.
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6. Escolha as tabelas certas para os dados
Gráficos de linhas são bons para tendências, gráficos de barras para comparações e gráficos de pizza devem ser evitados. Um gráfico de barras é mais fácil de decodificar. Abrevie os números: “US$ 25 bilhões” e não “US$ 25.000.000.000,00”. Use títulos de gráficos que resumem seu significado ou, pelo menos, os dados. Além disso, recomenda-se um pouco de formatação extra (como efeitos 3D).
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7. Use códigos para economizar tempo e reduzir erros
Eles vão poupar muito tempo a longo prazo. Você pode registrar um conjunto de tarefas que faz frequentemente ou fazer uma pesquisa na internet por um código que faça o que você deseja. Lembre-se de sempre checar depois.
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8. Seja honesto
Os modelos complexos quase sempre incluem opções de design e suposições padrão que podem ter grandes efeitos nos resultados. Por exemplo, o Decision Fish assume retornos de investimento ao longo da vida do usuário. Embora nossa suposição seja conservadora, fornecemos uma análise de sensibilidade para que possamos ver o quanto essa suposição realmente é importante.

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1. Use design thinking
Tenha uma ideia clara do problema, elaborada do ponto de vista do usuário. Em seguida, crie e teste muitas versões com usuários em potencial, repetindo com base no feedback objetivo, para que cada versão melhore. Nosso protótipo para o Decision Fish, o programa de bem-estar financeiro online, é um documento do Excel. Testamos e repetimos mais de 200 vezes com usuários em potencial.