Uma boa resolução para 2018 é retomar o controle sobre a sua caixa de entrada do email. É muito comum que as pessoas que utilizam com frequência esse meio de comunicação tentem chegar ao quase inatingível status de “caixa de entrada zerada” – o desafio é fazer isso durar.
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Implementar mudanças duradouras requer uma reformulação completa do papel que os emails assumem em sua vida diária. Em vez de o email ser a aba que está sempre aberta, cheia de milhares de mensagens já lidas, faça um detox e utilize o ano novo como um recomeço para processos inéditos.
Para aqueles que estão cansados de se sentir sobrecarregados pelo email e estiverem prontos para se comprometer com novas estratégias de caixa de entrada capazes de maximizar o foco e a eficiência, reunimos três passos para renovar sua relação com o correio eletrônico em 2018.
Veja, na galeria de fotos, 3 dicas para fazer um detox em sua caixa de entrada para 2018:
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iStock 1) Corte a gordura
Aqueles que utilizam o Gmail tendem a achar que é fácil ignorar as mensagens que ficam presas nas abas “promoções” e “social”. Porém, toda essa confusão ainda ocupa espaço mental – e a troco de nada. No geral, é difícil que alguém leia alguma delas, mas o simples fato de saber que estão lá pode fazer com que a pessoa se sinta culpada por nunca lê-las.
É importante dedicar algum tempo para cancelar manualmente a inscrição de centenas de listas de email. A maioria dessas mensagens é de empresas das quais compramos algo apenas uma vez há anos, e outras de organizações das quais gostamos, mas que nunca temos tempo de ler.
O Unroll.me é um aplicativo que pode ajudar a fazer isso de maneira muito mais rápida para aqueles que se sentem confortáveis em automatizar seus cancelamentos de inscrição, mas o exercício manual pode ser esclarecedor.
Outra ideia é ajustar as configurações de conta de todas as redes sociais e reduzir os alertas por email. A maioria das pessoas já loga em suas contas nas redes sociais para ver quem comenta ou curte as suas coisas diretamente, então não há necessidade de uma notificação extra em sua caixa de entrada.
Uma vez que você eliminar e cancelar sua assinatura de emails promocionais/sociais dos últimos meses, delete tudo dessas duas abas de sua caixa de entrada – milhares de mensagens que você nunca lerá. Você está arriscado a perder algum email importante de eras atrás que foi parar acidentalmente nas abas de social ou promoções? Em teoria, sim. Mas o risco vale a pena para tirar esse enorme peso de sua caixa de entrada e de sua mente.
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iStock 2) Adote novas regras
Algumas novas regras sobre email podem funcionar muito bem.
A primeira nova regra é “toque apenas uma vez”. Se você abrir um email, comprometa-se a lidar com ele ali e agora. Se não puder, não abra. Não leia um email pela metade em seu celular apenas para marcá-lo como “não lido” para se lembrar de abri-lo e lidar com ele novamente mais tarde.
A segunda regra é “feche a aba”. É comum manter a caixa de entrada aberta ao longo do dia. No entanto, quando você terminar de lidar com seu email e estiver pronto para navegar para longe dele, feche a aba. Isso ajuda a focar completamente no trabalho que está fazendo em vez de manter um olho nele e outro em sua caixa de entrada.
E, finalmente, adote a estratégia de “começar e terminar o email”. Uma das primeiras coisas que você deve fazer no início de cada dia de trabalho é limpar a caixa de entrada. Só então comece outras atividades. Você provavelmente vai olhar para ela ao longo do dia alguma vezes? Sim. Mas você saberá que não precisa fazer uma varredura profunda novamente até o fim do dia. Uma vez que isso estiver feito, seu dia de trabalho termina.
Essas novas regras parecem simples, mas é preciso se policiar para colocá-las em prática já que, muitas vezes, sem perceber, você recairá em hábitos antigos. A boa notícia é que esses pequenos ajustes vão valer a pena.
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iStock 3) Tente um sistema completamente novo
Vale a pena conhecer a mais nova e eficiente ferramenta de email do Google, a Inbox.
A novidade foi desenhada para ajudá-lo a perder menos tempo com o email e exibe as informações mais importantes (como detalhes de voos, números de confirmação de entrega e fotos anexadas) na caixa de entrada, economizando cliques e navegações desnecessárias. Sua busca é mais inteligente e intuitiva. Além disso, é possível assinalar emails importantes para permanecerem no topo de sua caixa de entrada com um único clique, e você pode até escolher “adiar” emails com os quais você não quer lidar.
O Inbox permite que você marque emails como “resolvido” em vez de apenas deletá-los ou arquivá-los. Parece mais gratificante saber que eles ainda estão lá e podem ser pesquisados, mas que não precisam ocupar aquele espaço precioso na sua caixa de entrada.
Outra facilidade é poder arquivar um pacote de emails de uma vez só. Viu um lote inteiro de emails promocionais reunidos? Eles podem ser deletados em um único clique depois que você analisar se havia algo importante.
Independentemente de qual plataforma você estiver utilizando para o email, é altamente recomendado testar algo novo se você quiser fazer da gestão de caixa de entrada uma prioridade neste ano. Os seres humanos são criaturas de hábitos e tendem fortemente a manter o status quo. Porém, frequentemente superestimamos os custos da mudança e subestimamos as recompensas em potencial que podem vir com um pouco de experimentação. É por isso que mudar até mesmo pequenas partes de nossa rotina pode ser tão difícil. Desafiar-se a descobrir se há algo melhor disponível para sua gestão de emails em 2018 pode valer o esforço.
1) Corte a gordura
Aqueles que utilizam o Gmail tendem a achar que é fácil ignorar as mensagens que ficam presas nas abas “promoções” e “social”. Porém, toda essa confusão ainda ocupa espaço mental – e a troco de nada. No geral, é difícil que alguém leia alguma delas, mas o simples fato de saber que estão lá pode fazer com que a pessoa se sinta culpada por nunca lê-las.
É importante dedicar algum tempo para cancelar manualmente a inscrição de centenas de listas de email. A maioria dessas mensagens é de empresas das quais compramos algo apenas uma vez há anos, e outras de organizações das quais gostamos, mas que nunca temos tempo de ler.
O Unroll.me é um aplicativo que pode ajudar a fazer isso de maneira muito mais rápida para aqueles que se sentem confortáveis em automatizar seus cancelamentos de inscrição, mas o exercício manual pode ser esclarecedor.
Outra ideia é ajustar as configurações de conta de todas as redes sociais e reduzir os alertas por email. A maioria das pessoas já loga em suas contas nas redes sociais para ver quem comenta ou curte as suas coisas diretamente, então não há necessidade de uma notificação extra em sua caixa de entrada.
Uma vez que você eliminar e cancelar sua assinatura de emails promocionais/sociais dos últimos meses, delete tudo dessas duas abas de sua caixa de entrada – milhares de mensagens que você nunca lerá. Você está arriscado a perder algum email importante de eras atrás que foi parar acidentalmente nas abas de social ou promoções? Em teoria, sim. Mas o risco vale a pena para tirar esse enorme peso de sua caixa de entrada e de sua mente.
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