5 regras de ouro da comunicação

1. Conheça o seu público

Para se comunicar com sucesso, você precisa conhecer o seu público. Quem são essas pessoas? O que elas querem? O que as motiva? Como você pode envolvê-las no debate? Só então você pode adaptar suas mensagens adequadamente. Você também precisa estar preparado para o fato de que seu público está mudando e evoluindo da mesma forma que tudo na vida está mudando e evoluindo. Não presuma que as estratégias de comunicação que funcionaram bem há dois anos ainda terão o mesmo efeito. O mundo mudou desde então, assim como a sua audiência.

2. O tempo é tudo

Depois de descobrir sua audiência, o próximo passo é identificar o melhor momento para se conectar a ela. Você obterá resultados muito melhores de seus esforços de comunicação se tentar se envolver com outras pessoas no momento em que elas estiverem prontas para se envolver com você. Isso se aplica independentemente de você estar tentando se comunicar com colegas internos ou com um público externo. Por exemplo: raramente é uma boa ideia enviar uma comunicação eletrônica importante logo na manhã de segunda-feira, quando as caixas de entrada de todos tendem a ficar sobrecarregadas. Por outro lado, é sensato aproveitar ao máximo as reuniões da equipe para comunicar as principais mensagens, porque as pessoas estão atentas. Pense cuidadosamente sobre a comunicação à noite e nos fins de semana – se você enviar mensagens nesses horários, o que você está dizendo à sua equipe? Sempre que possível, salve as mensagens na sua caixa de saída e envie-as no dia seguinte ou depois das 11h da segunda-feira.

3. O que você diz é menos importante do que o que outras pessoas querem ouvir

Grande parte da comunicação é baseada em: “Eu realmente preciso dizer isso aos integrantes da minha equipe/clientes/ gerentes/fornecedores”. E você, com certeza, tem. Mas o desafio é que os membros de sua equipe/clientes/gerentes/fornecedores não necessariamente serão receptivos a sua mensagem, mesmo que você os entenda como uma audiência e escolha bem o timing. Para fazer com que as pessoas respondam a sua comunicação da maneira que você quer, você precisa escrever suas mensagens com declarações que as colocam em ação. Uma boa maneira de começar é usando a palavra “obrigado”.

Não escreva, por exemplo, um e-mail da seguinte forma: “Sei que vocês estão ocupados, mas, por favor, tentem fazer seus relatórios ainda esta semana. O CFO continua me enviando e-mails sobre isso e está me enlouquecendo”. Em vez disso, diga: “Obrigado a todos pelo trabalho árduo. Eu não consigo dizer o quanto eu aprecio as longas horas que vocês estão dedicando para realizar esse projeto. Posso apenas pedir um pequeno favor? Poderiam tentar reservar cinco minutos de suas agendas abarrotadas nesta semana para os relatórios? Isso dará à nossa equipe ainda mais pontos com o CFO e a equipe executiva”.

4. Não confunda transmissão com comunicação

O dramaturgo George Bernard Shaw disse certa vez: “O maior problema na comunicação é a ilusão de que aconteceu”. E ele estava muito certo. Quantas conversas você teve no trabalho e na vida que começaram com as palavras “bem, eu disse a elas…”. Nunca se esqueça de que a comunicação real é bidirecional. É uma troca que requer feedback. Então, pegando o exemplo de e-mail acima, você poderia adicionar o seguinte comentário: “Se vocês tiverem dificuldades com o relatório, ou outros desafios com o projeto, por favor me avisem e eu farei o melhor para ajudar”.

5. Deixe o seu ego de lado

Se suas tentativas de comunicação falharem, não culpe seu público-alvo – culpe a si mesmo. Você claramente não transmitiu a mensagem de uma maneira que seu público quer ouvir, e em um momento que funcione para eles. Reflita sobre o que pode ter dado errado, para que você possa fazer melhor da próxima vez e, em seguida, siga em frente. A comunicação é um negócio aleatório e ninguém acerta o tempo todo. Faça o seu melhor e você deve descobrir que o seu público, pelo menos, aprecia isso.