Não é preciso ser o CEO da empresa para receber o convite de diversas reuniões. Se você não se prevenir, pode acabar ocupando boa parte do seu dia com elas e, em vez de ajudar, isso pode ser um problema. É preciso, inclusive, saber organizá-las para dar atenção às que são realmente importantes. Da próxima vez que você for agendar um encontro, siga os seguintes passos:
Passo um: pergunte a você mesmo “eu realmente preciso estar nessa reunião?”. Na maioria das vezes, falar direto com o funcionário já irá trazer todas as respostas necessárias, em muito menos tempo. Descubra se você pode ter tudo feito sem ter de arrastar pessoas pra uma conferência.
Passo dois: pergunte a você mesmo “por que eu quero agendar esta reunião. Defina o propósito, os objetivos, as pessoas que realmente precisam estar lá e o tempo que a reunião irá tomar do seu dia.
Passo três: pense nos números. Descubra quanto aquela reunião vai te custar, afinal, tempo é precioso. De acordo com Romano e Nunamaker, se a empresa tem dez funcionários que ganham cerca de R$ 750.000, então o custo por hora de sua reunião será R$ 750. Seu assunto realmente vale esse preço e tempo?
Passo quatro: se você ainda acha que precisa agendar uma reunião, crie uma agenda detalhada. Ela deve incluir os objetivos da reunião, lista dos funcionários, tempo que irá ser gasto, tópicos da discussão, decisões que precisam ser feitas e toda preparação que as outras pessoas precisarão para acompanhar a reunião. Se você não conseguir criar essa agenda, então você não deve agendar. Neste caso, fale com cada um dos funcionários.
