4 erros que você comete em suas reuniões e como consertá-los

1. Número grande de participantes

Menos é mais. Com muitas pessoas na reunião, você pode perder o foco e não conseguir resolver os problemas. Além disso, quando elas não conseguem participar, tendem a desconcentrar. A reunião não fica apenas propensa a ser ineficaz, mas vai causar irritação nos convidados que não precisavam estar lá. Afinal, existe um custo de oportunidade envolvido em participar de uma reunião. Ao convidar alguém que não precisava estar lá, você desperdiça o tempo que ele gastou ao participar e o que ele terá que dedicar depois, já que precisará fazer o trabalho que não foi feito enquanto estava na reunião.

A solução: Considere a regra de Jeff Bezos, CEO da Amazon, das duas pizzas: faça uma lista pequena de participantes, capaz de serem satisfeitos com duas pizzas. Essa estratégia não apenas mantém a reunião produtiva, mas também o protege contra o pensamento de grupo.

Outra ótima estratégia é a “regra de 7”, que é o número ideal para tarefas em grupo, inclusive em reuniões. Para cada pessoa acima desse número, a probabilidade de tomar uma decisão adequada cai cerca de 10%. Isso significa que ao ter 16 ou 17 pessoas em uma sala, a eficiência das decisões despenca para zero. Logo, descubra quem realmente precisa estar presente e convide apenas essas pessoas. Os outros podem receber comunicados sobre a reunião, se realmente quiserem saber o que aconteceu.

2. Distrações

Se o seu celular tocar durante a reunião, será quase impossível ignorar, mas é certeza que você perderá alguma coisa que foi dita, desperdiçando o seu tempo e o de todos os outros na sala.

A solução: A melhor maneira de permanecer focado é deixar o dispositivo guardado. Se você for o organizador do encontro, peça para os participantes deixarem seus celulares, laptops e tablets em suas mesas. Distribua alguns papéis e encoraje as pessoas a escreverem à mão.

Outra opção, caso a reunião seja remota, é fazer uma ligação por vídeo em vez de usar o celular. Estudos mostram que as pessoas são menos propensas a fazerem diversas tarefas enquanto fazem chamadas por vídeo.

Para se livrar das distrações proponha certas ações, como deixar os dispositivos guardados, ser pontual, não levar comidas, estar pronto para tomar notas e estar preparado para discutir o que estiver no planejamento.

3. Monopólio da fala

Uma maneira de fazer todos ao redor perderem o foco é falar demais ou permitir que outras pessoas assumam a reunião, gerando uma conversa que envolve apenas duas pessoas.

A solução: Uma sugestão é criar um plano que defina as expectativas do encontro e permita que os participantes estejam preparados: se as pessoas tiverem tempo para reunir os pensamentos, você terá uma conversa mais produtiva, então tente compartilhar o planejamento alguns dias antes.

Um plano eficaz vai muito além de uma lista de tópicos, então considere informar quem vai falar e por quanto tempo. Assim você ajuda todos a estarem preparados.

4. Períodos muito longos

Imagine um cenário em que você cumpriu o planejamento, as decisões foram tomadas e você ainda tem 20 minutos para a reunião. Talvez você se questione se deve começar um novo tópico ou retomar algum assunto que já foi esclarecido.

A solução: Existe um ditado, também conhecido como Lei de Parkinson, que explica por que você sente que precisa usar todo o tempo que tem: “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”. Mas você pode – e deve – quebrar essa regra quando os itens foram adequadamente abordados. Utilize esse tempo para fazer algo mais produtivo.