4 dicas para gerenciar melhor o tempo e ficar menos estressado

1. Planeje o seu dia com base nos seus níveis de energia

As pessoas hiperprodutivas estão conscientes do que podem realizar mais e quando. Eles usam esse autoconhecimento para planejar seus dias e semanas com antecedência.

Por exemplo, Noah Kagan, fundador das plataformas Sumo, AppSumo e Kingsumo, ficou atento ao seu dia para compreender quando deveria se concentrar no seu trabalho de criador (como quando gravar podcasts), no seu trabalho de gerente, no seu tempo para aprendizado e assim por diante.

O CEO explica: “Quando otimizo e gerencio minha agenda corretamente, tudo se encaixa. Meus dias são mais fáceis, sou mais organizado e mais feliz”.

Da mesma forma, Joel Gascoigne, fundador da plataforma Buffer, prioriza exercícios pela manhã e organiza seu dia por temas.

Assim, no final do dia e da semana, reserve de 10 a 15 minutos para revisar sua agenda. Separe um tempo com antecedência para trabalhar em projetos importantes, com base nos seus níveis de energia. Considere quais reuniões você pode cancelar ou reagendar para um momento mais apropriado para acomodar essa nova maneira de trabalhar.

Durante a semana seguinte, analise quanto tempo você gastou em projetos específicos e o que você realizou. Essas informações o ajudarão a otimizar o gerenciamento de sua agenda ao longo do tempo.

2. Aprenda a trabalhar com prazos

Ao contrário da opinião popular, os prazos não são inimigos. É improdutivo iniciar um grande projeto sem um prazo, porque você terá de encontrar a motivação para concluí-lo de alguma forma. Um prazo de um cliente, cliente ou chefe pode motivá-lo a entregar o que precisa a tempo e depois fazer uma pausa.

Elon Musk, por exemplo, define um prazo interno para pessoas e equipes dentro de suas empresas. Ele também define um prazo externo para clientes, acionistas e outras partes interessadas. Isso dá uma margem de segurança para trabalhar sem desapontar as pessoas.

Quando cumprir o prazo, recompense-se com uma pausa. Você pode usar esse tempo para navegar na internet, ler um artigo ou até mesmo tomar uma cerveja ou uma taça de vinho na sexta-feira à noite. Afinal de contas, possuir o seu tempo não é apenas trabalhar para atender às prioridades de outras pessoas

3. Reduza sua lista de tarefas

Uma longa lista de tarefas que leva dias para ser finalizada é a melhor amiga de uma noite sem dormir. Se a sua “to do list”, que só aumenta, começar a atrasá-lo, escolha um único item da sua lista e faça uma pequena ação para realizá-la.

Por exemplo, digamos que você queira terceirizar o gerenciamento de suas campanhas de publicidade do Facebook. Isso pode levar de cinco a dez horas para ser realizado porque você precisará contratar prestadores de serviços. Neste caso, uma ação pequena poderia ser separar os contatos de três profissionais apenas.

Quanto tempo você levará para realizar uma simples pesquisa no Google e verificar os sites de alguns profissionais de marketing de mídia social? Essa pequena ação, quando realizada, irá ajudá-lo a aumentar o ritmo do seu trabalho e progredir na sua lista de tarefas mais rapidamente.

4. Aproveite os recursos disponíveis

É comum perdermos horas em reuniões presenciais. Mas, se a fazemos por telefone ou por meio de uma ferramenta de conferência, perdemos menos tempo e sobra espaço na agenda para voltarmos à rotina do trabalho.

Nesse caso, o tempo é um recurso valioso. Você pode lançar mão outros recursos, como dinheiro, mais pessoas ou ferramentas de gestão para concluir um projeto. Ou talvez você possa renegociar o seu prazo.

Se nada disso funcionar, dê um passo menor como forma de avançar. Talvez o seu projeto principal seja grande demais para ser realizado antes do prazo final. Nesse caso, considere enviar uma versão menor, e viável, de seu produto ou ideia.