Excesso de reuniões: como líderes estão lidando com o problema

No início deste ano, a executiva sênior da HP, Stephanie Dismore, fazia malabarismos para, mesmo durante viagens de negócios, dar conta de uma agenda cheia de chamadas de Zoom. Então resolveu sentar-se com seu assistente e fez uma auditoria de suas reuniões. Algumas foram delegadas. Outras, marcadas apenas para compartilhar informações, foram canceladas com um pedido de apresentação de slides. O resto recebeu um olhar duro e teve que passar por um teste para se manter em sua agenda.

“Digo à minha equipe: ‘sem objetivo, sem comparecimento’”, diz Dismore, diretora administrativa da HP para a América do Norte. Se não houver um objetivo claro, ela diz: “Eu simplesmente recuso a reunião. Se for importante, voltará ao meu calendário com um objetivo em algum momento.”

Nem todo mundo tem autoridade – ou um assistente – para passar por esse tipo de exercício de limpeza de agenda. Mas, depois de mais de dois anos de reuniões de trabalho remoto, muitos profissionais estão lutando para equilibrar o ressurgimento de eventos pré-pandemia – almoços e conferências presenciais, viagens de negócios e jantares de networking – com calendários que ainda não mudaram a carga de reuniões virtuais. “O cronograma real da reunião não chegou ao ponto em que estava antes da Covid”, diz a executiva. “Todo mundo está sentindo a mesma pressão.”

Reuniões recorrentes: precisa mesmo?

Para resolver o problema, algumas empresas estão fazendo mais esforços para combater a sobrecarga, especialmente aquelas reuniões semanais recorrentes, check-ins diários e reuniões de equipe que nunca saem do calendário.

A plataforma de software de código aberto GitLab tem dias anuais de “limpeza de reuniões” para redefinir quais são necessárias, e algumas equipes têm “semanas assíncronas” com tempo de reunião bastante reduzido.

A empresa de software Asana realizou experimentos usando um processo que eles chamam de “reunião do juízo final”. Envolve que os trabalhadores revisem quais reuniões permanentes são valiosas e, em seguida, agendem um horário para excluir todas, adicionando as valiosas depois de considerar com que frequência precisam acontecer e quem realmente precisa comparecer.

Dias de foco sem reuniões

E o Slack disse em junho que não apenas adicionou “Focus Fridays” – uma prática que muitas empresas, incluindo a HP, usaram para proibir reuniões internas em determinados dias – mas também “Maker Weeks” duas vezes a cada trimestre. Durante essas semanas, todas as reuniões recorrentes internas são canceladas, oferecendo não apenas mais tempo para se concentrar, mas uma “reinicialização” para revisar quais reuniões ainda são importantes.

“É basicamente um exercício de ‘matar todas as reuniões recorrentes’” por uma semana antes de adicionar novamente as necessárias, diz Brian Elliott, vice-presidente sênior do Slack que lidera sua força-tarefa “digital first”. A iniciativa começou com suas equipes de engenharia há quase dois anos, mas desde então foi lançada de forma mais ampla, diz Elliott, que também lidera o consórcio Future Forum e escreveu sobre a prática, que os executivos do Slack chamam de “falência do calendário”. “Esta [reunião] costumava ser de oito pessoas. Agora são 25 pessoas. Não podemos voltar ao que era antes?”

A prática ocorre quando as organizações tentam quebrar hábitos estabelecidos durante a pandemia, quando as pessoas tiveram que bloquear o horário do calendário para conversar em vez de passar pela mesa de um colega de trabalho. Uma pesquisa da Microsoft mostra que o usuário médio doTeams teve um aumento de 153% no número de reuniões e um aumento de 252% no tempo de reunião semanal entre fevereiro de 2020 e 2022.

Flexibilidade de horários

Agora, à medida que as empresas tentam navegar no trabalho híbrido, elas enfrentam cada vez mais funcionários que exigem não só flexibilidade no tempo e local onde trabalham, mas quando trabalham. “Nossa abordagem padrão de solução de problemas é a adição, e temos que lutar contra isso”, diz Bob Sutton, professor da Universidade de Stanford que estudou como uma mentalidade de “subtração” pode ajudar a reduzir a sobrecarga. “As coisas que você precisa procurar são: eu preciso mesmo da reunião? A reunião pode ser menor? Pode ser menos frequente ou mais curto?”

“Isso força você a repensar completamente suas reuniões e reconstruir seu calendário desde o início”, diz Rebecca Hinds, que lidera o Asana Labs, um think tank interno da Asana.

Na Asana, um estudo piloto mostrou que os funcionários economizaram 11 horas por mês, em média, fazendo uma “auditoria” de reunião e excluindo suas reuniões recorrentes antes de adicionar novamente úteis. “Muitas reuniões de 30 minutos se tornaram reuniões de 25 ou até 15 minutos e muitas reuniões semanais se tornaram quinzenais ou mensais”, diz Rebecca Hinds, que lidera o Asana Labs, um think tank interno que trabalha com pesquisadores acadêmicos.

“Isso força você a repensar completamente suas reuniões e reconstruir seu calendário desde o início de uma maneira que você simplesmente não pode fazer quando está analisando as reuniões uma a uma”, diz Hinds, que chama o processo de “reunião do fim”. e diz que o piloto agora se expandiu para um grupo mais amplo de trabalhadores.

Jessica Reeder, gerente sênior de estratégia e operações para o local de trabalho do GitLab, diz que é importante planejar com antecedência qualquer tipo de exclusão de reunião em massa, mesmo que temporária.

O trabalho ainda precisa ser feito e deve haver um plano de como as decisões serão tomadas de forma assíncrona. “O trabalho não para simplesmente”, diz ela. “Não é algo em que você diz da noite para o dia ‘ótimo, não vamos ter nenhuma reunião’. Você precisa realmente juntar as peças que permitirão que você continue sendo produtivo e eficaz.”

Mas isso tem que ser liderado de cima. Com muita frequência, as reuniões recorrentes permanecem nos calendários porque os funcionários do baixo escalão sentem a obrigação de participar – e é por isso que é especialmente importante que os líderes seniores auditem – e excluam – reuniões desnecessárias. “Depois de parar e se concentrar nas reuniões, é muito fácil ver quais você precisa”, diz Reeder.

Dismore da HP – que diz que desobstruir sua própria agenda e planejar sextas-feiras sem reuniões internas é parte de um esforço mais amplo para ajudar a evitar o esgotamento – reconhece isso. Muitas reuniões entre os principais tomadores adicionam tantas pessoas extras que “poderiam estar fazendo outra coisa”, diz ela.

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