Você tem superpoderes de produtividade, só precisa encontrá-los — e o ChatGPT pode te ajudar nessa missão.
Sabe o que faz a diferença nos negócios? Produtividade. Gurus podem enfeitar essa realidade, dizendo que o trabalho pode ser simples e prazeroso, compartilhando truques e prometendo soluções rápidas. Mas, na vida real, é o volume de trabalho que vai te fazer ultrapassar aqueles que não se dedicaram tanto.
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Não há como contornar o fato de que quanto mais você trabalha, mais oportunidades vão cruzar seu caminho. Quanto mais você faz, mais insights surgem.
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Veja como produzir e progredir mais rápido do que nunca com o ChatGPT:
(Copie, cole e edite os textos na mesma janela do ChatGPT para manter o contexto.)
Canva Images1. Lei do menor esforço
Se você é mais produtivo durante o período da manhã, use-o para fazer as tarefas mais complexas. Se você é do time dos preguiçosos matinais, faça apenas o que não demanda muita atenção. Alinhar sua energia com o trabalho é uma ótima maneira de não perder tempo.
Escreva no ChatGPT:
“Quero maximizar minha produtividade alinhando minhas tarefas com os meus picos de energia usando a lei do menor esforço. Ajude-me a identificar quando estou mais eficiente e os tipos de tarefas que melhor se adequam a esses períodos de alta energia. Comece me pedindo para listar minhas atividades da semana e como me sinto ao fazê-las. Em seguida, analise a minha situação e me diga quais tarefas estavam mais alinhadas com os meus horários de pico e quais me drenaram. Faça perguntas como: ‘Quais tarefas você concluiu com mais eficiência na semana passada?’ e ‘Durante quais horários do dia você se sente mais energizado para trabalhar?’ Por fim, ajude-me a planejar uma agenda diária que combine minhas tarefas com os meus picos naturais de produtividade.”
![2. Reordene
Depois de resolver a tarefa mais importante do dia, a maioria das pessoas passa para a segunda demanda da lista. Mas isso pode não estar certo. Depois que o item mais importante foi resolvido, uma nova ordem de prioridade pode surgir. Não siga cegamente uma ordem que não faz mais sentido.
Escreva no ChatGPT:
"Meu objetivo é sempre fazer a tarefa mais importante para o meu trabalho. Mas depois de ter feito a demanda principal, as coisas podem ter mudado, e o resto da lista requer uma reconsideração. Hoje, minha lista é [preencha este campo com a sua lista de tarefas]. O que fará a maior diferença para o meu trabalho [escreva com o que você trabalha] agora?](https://forbes.com.br/wp-content/uploads/2024/04/lista-800x533.png)
Canva Images2. Reordene
Depois de resolver a tarefa mais importante do dia, a maioria das pessoas passa para a segunda demanda da lista. Mas isso pode não estar certo. Depois que o item mais importante foi resolvido, uma nova ordem de prioridade pode surgir. Não siga cegamente uma ordem que não faz mais sentido.
Escreva no ChatGPT:
“Meu objetivo é sempre fazer a tarefa mais importante para o meu trabalho. Mas depois de ter feito a demanda principal, as coisas podem ter mudado, e o resto da lista requer uma reconsideração. Hoje, minha lista é [preencha este campo com a sua lista de tarefas]. O que fará a maior diferença para o meu trabalho [escreva com o que você trabalha] agora?
![3. Antecipe sua semana
Não deixe a segunda-feira te pegar de surpresa. Quanto mais você puder antecipar sua semana, mais poderá ajustar sua agenda e descobrir onde estão os espaços em branco — que são essenciais para momentos especiais. Se você estiver motivado, talvez queira começar imediatamente.
Escreva no ChatGPT:
"É domingo [coloque o dia da semana em que você está] e estou planejando a próxima semana para ser mais produtivo. Vou escrever meus compromissos a seguir: [escreva aqui seus compromissos]. Sua tarefa é alinhar minhas responsabilidades com meus objetivos gerais, perguntando: 'Como esta tarefa [nome de uma tarefa] ajuda seus objetivos para a semana?' Faça um acompanhamento questionando a posição de cada tarefa em minha agenda. Incentive o planejamento proativo sugerindo: 'Há algo que você pode começar agora mesmo para se adiantar na semana?' Este processo me ajudará a otimizar minha semana e encontrar os espaços em branco necessários para oportunidades inesperadas."](https://forbes.com.br/wp-content/uploads/2024/04/Agenda-800x533.png)
Canva Images3. Antecipe sua semana
Não deixe a segunda-feira te pegar de surpresa. Quanto mais você puder antecipar sua semana, mais poderá ajustar sua agenda e descobrir onde estão os espaços em branco — que são essenciais para momentos especiais. Se você estiver motivado, talvez queira começar imediatamente.
Escreva no ChatGPT:
“É domingo [coloque o dia da semana em que você está] e estou planejando a próxima semana para ser mais produtivo. Vou escrever meus compromissos a seguir: [escreva aqui seus compromissos]. Sua tarefa é alinhar minhas responsabilidades com meus objetivos gerais, perguntando: ‘Como esta tarefa [nome de uma tarefa] ajuda seus objetivos para a semana?’ Faça um acompanhamento questionando a posição de cada tarefa em minha agenda. Incentive o planejamento proativo sugerindo: ‘Há algo que você pode começar agora mesmo para se adiantar na semana?’ Este processo me ajudará a otimizar minha semana e encontrar os espaços em branco necessários para oportunidades inesperadas.”
![4. Sistematize tudo
Caso a caso não é escalável. Caso a caso não vai fazer seu negócio crescer. Se cada cliente precisa de uma abordagem personalizada, cada novo fornecedor tem sua própria maneira de trabalhar e cada e-mail que você envia precisa ser escrito do zero, algo está errado. Crie um novo processo e envolva um membro da sua equipe.
Escreva no ChatGPT:
"Meu objetivo é padronizar esta tarefa [escreva aqui a tarefa que você deseja padronizar]. Sua função é me ajudar a criar um processo simplificado a partir desta descrição, de preferência de uma maneira que eu possa fornecer a um membro da equipe ou seguir facilmente no futuro. Faça perguntas para esclarecer quaisquer etapas e sugira maneiras de simplificar ou automatizar o processo. Depois de termos um processo claro, adicione instruções a um membro da equipe para configurar modelos, escrever as regras e salvar as instruções em um local de fácil acesso."](https://forbes.com.br/wp-content/uploads/2024/04/trabalho-em-equipe-800x533.png)
Canva Images4. Sistematize tudo
Caso a caso não é escalável. Caso a caso não vai fazer seu negócio crescer. Se cada cliente precisa de uma abordagem personalizada, cada novo fornecedor tem sua própria maneira de trabalhar e cada e-mail que você envia precisa ser escrito do zero, algo está errado. Crie um novo processo e envolva um membro da sua equipe.
Escreva no ChatGPT:
“Meu objetivo é padronizar esta tarefa [escreva aqui a tarefa que você deseja padronizar]. Sua função é me ajudar a criar um processo simplificado a partir desta descrição, de preferência de uma maneira que eu possa fornecer a um membro da equipe ou seguir facilmente no futuro. Faça perguntas para esclarecer quaisquer etapas e sugira maneiras de simplificar ou automatizar o processo. Depois de termos um processo claro, adicione instruções a um membro da equipe para configurar modelos, escrever as regras e salvar as instruções em um local de fácil acesso.”
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![5. Automatize com IA
Pessoas que sabem usar IA, sabem como automatizar as coisas que você está gastando horas para fazer. Encontre essas pessoas e aprenda seus segredos. Imagine seu negócio como uma série de processos, como os que você acabou de criar, e explique-os a um profissional de IA que possa automatizá-los para você.
Escreva no ChatGPT:
"Meu negócio é [descreva seu negócio] e minhas tarefas incluem [descreva as tarefas em seu papel]. Para cada tarefa, pergunte como ela está sendo atualmente realizada e verifique se essa tarefa poderia ser automatizada. Depois de identificarmos as tarefas que podem se beneficiar da automação, crie uma tabela com três colunas com os cabeçalhos: tarefa, processo atual, processo com automação. Na coluna 2, esboce esses processos detalhadamente e na coluna 3 crie um plano de como cada tarefa poderia ser automatizada. Esta abordagem estruturada me ajudará a automatizar meu negócio ou me preparar para trabalhar com um especialista em IA para implementar automações que economizam tempo."](https://forbes.com.br/wp-content/uploads/2024/04/automatizacao-800x533.png)
Canva Images5. Automatize com IA
Pessoas que sabem usar IA, sabem como automatizar as coisas que você está gastando horas para fazer. Encontre essas pessoas e aprenda seus segredos. Imagine seu negócio como uma série de processos, como os que você acabou de criar, e explique-os a um profissional de IA que possa automatizá-los para você.
Escreva no ChatGPT:
“Meu negócio é [descreva seu negócio] e minhas tarefas incluem [descreva as tarefas em seu papel]. Para cada tarefa, pergunte como ela está sendo atualmente realizada e verifique se essa tarefa poderia ser automatizada. Depois de identificarmos as tarefas que podem se beneficiar da automação, crie uma tabela com três colunas com os cabeçalhos: tarefa, processo atual, processo com automação. Na coluna 2, esboce esses processos detalhadamente e na coluna 3 crie um plano de como cada tarefa poderia ser automatizada. Esta abordagem estruturada me ajudará a automatizar meu negócio ou me preparar para trabalhar com um especialista em IA para implementar automações que economizam tempo.”
1. Lei do menor esforço
Se você é mais produtivo durante o período da manhã, use-o para fazer as tarefas mais complexas. Se você é do time dos preguiçosos matinais, faça apenas o que não demanda muita atenção. Alinhar sua energia com o trabalho é uma ótima maneira de não perder tempo.
Escreva no ChatGPT:
“Quero maximizar minha produtividade alinhando minhas tarefas com os meus picos de energia usando a lei do menor esforço. Ajude-me a identificar quando estou mais eficiente e os tipos de tarefas que melhor se adequam a esses períodos de alta energia. Comece me pedindo para listar minhas atividades da semana e como me sinto ao fazê-las. Em seguida, analise a minha situação e me diga quais tarefas estavam mais alinhadas com os meus horários de pico e quais me drenaram. Faça perguntas como: ‘Quais tarefas você concluiu com mais eficiência na semana passada?’ e ‘Durante quais horários do dia você se sente mais energizado para trabalhar?’ Por fim, ajude-me a planejar uma agenda diária que combine minhas tarefas com os meus picos naturais de produtividade.”
Você tem superpoderes de produtividade, só precisa encontrá-los — e o ChatGPT pode te ajudar nessa missão.
