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Quando as empresas começaram a adotar computadores para apoiar os negócios, muitos observadores previram que o século 21 seria o do surgimento dos “escritórios sem papel”. No entanto, como qualquer um que trabalhe em um escritório pode confirmar, a papelada persiste.
Nessa era de negócios digitais, informação em todos os níveis podem ser capturadas, entregues, processadas e representadas eletronicamente. Nenhum lugar sentiu esse impacto de maneira mais profunda do que os documentos que são os pilares de empresas de vendas – cotações, contratos, declarações de trabalho e propostas – que, na maioria, são todos digitalizados e eletronicamente armazenados, capazes de serem indexados, pesquisados e amplamente distribuídos com o toque de um botão.
No entanto, os processos de vendas ainda tendem a parecer mais lentos do que deveriam. Fechar o acordo geralmente envolve atrasos, o que inclui esperar por e-mails, ligações, visitas e assinaturas de documentos. Acordos e contratos podem precisar ser reenviados para revisão, e subsequentes atrasos significam que eles podem ficar dias ou semanas parados até que os últimos detalhes sejam acertados.
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O movimento de documentos eletrônicos para logo em seu ponto mais crítico – ser aprovado por ambas as partes. Frequentemente, uma venda ou projeto pode requerer aprovações de muitos executivos em complexas formas de aprovação interna. Acrescente a isso o tempo e o custo envolvido em imprimir e carimbar documentos, obter assinaturas físicas, escanear e enviar o documento a ambas as partes. Nos frenéticos e altamente ambientes distribuídos de trabalho atuais, atravessar esse processo pode levar dias ou até semanas.
A tecnologia de assinatura eletrônica permite que clientes assinem acordos ou contratos direto do dispositivo no qual eles estão visualizando o documento, sem a necessidade de imprimir, escanear ou transferir.
Há custos e riscos reais a empresas que continuam a confiar em transações manuais baseadas em papel de documentos. O papel é frágil e destrutível, pode ser facilmente extraviado, erros humanos podem ocorrer no momento de inserir informação ou partes de documentos podem ficar ilegíveis ou serem danificadas. A revolução de documentos eletrônicos das últimas duas décadas prometeu remover esses riscos. No entanto, eles ainda precisam ser convertidos em papel para revisões e assinaturas.
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Alguns dos riscos do processo de assinatura baseado em papel são:
Lentidão de rendimento e produtividade
A necessidade de imprimir e escanear novamente documentos como parte de um processo de vendas ou acordo desacelera tanto os representantes de venda quanto os funcionários que os apoiam. Dar seguimento a documentos por e-mail é demorado e, frequentemente, muitos times e partes interessadas estão dispersos geograficamente. Atrasos podem até resultar no fracasso de acordos.
Questões legais e de conformidade por causa de documentos imprecisos ou incompletos
A empresa está exposta a riscos legais e de negócios porque é muito fácil representantes enviarem versões incorretas de um contrato, usando termos errados ou ter informações incorretas ou faltantes no contrato de vendas. Além disso, uma inabilidade de confirmar que documentos foram assinados por pessoas apropriadas pode levar a questões de auditoria e conformidade.
Falta de visibilidade/previsão imprecisa
Ainda que a maioria, se não todos os documentos sejam digitalizados e armazenados tanto nos computadores pessoais quanto em sistemas empresariais, é difícil acompanhar o curso dos documentos, encontrar a última cópia ou ter certeza do status atual.
Experiências ruins do consumidor
O processo interrompido resultante da necessidade de revisões e assinaturas manuais de documentos criam dor de cabeça para os consumidores, assim como para times de vendas. Os mal-entendidos ou falhas de comunicação gerados por erros, falta de preenchimento ou falta de assinaturas em documentos podem ser fontes de insatisfação de clientes. Pode haver até falta de autorizações assinadas durante o processo, o que cria uma fricção entre uma empresa e um cliente chave.
O departamento de vendas tende a ter os maiores benefícios de soluções de assinatura eletrônica. A necessidade dos funcionários de venda de lidar com o papel impacta a receita, o engajamento com o cliente e a produtividade do departamento. Mover para assinaturas eletrônicas permite que representantes de venda eliminem potenciais atrasos em novas oportunidades de vendas, fechem acordos mais rápido e administrem múltiplas contas remotamente, sem a necessidade de estar fisicamente presente.
