Saiba tudo sobre gestão de portfólio

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A gestão de portfólio surgiu no âmbito da estratégia empresarial para auxiliar no gerenciamento de negócios

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Resumo:

A gestão de portfólio é uma forma de organizar projetos e executar iniciativas gerando os melhores benefícios para a empresa;
A tática é estratégica e se encaixa em diversos setores corporativos;
Segundo Roberto Gil Espinha, sócio e CEO do Artia, ferramenta voltada para gestão de projetos, entender o conceito antes de aplicá-lo é fundamental;
Moacir Miranda, chefe do departamento de administração da FEA-USP, explica os primeiros passos para aplicabilidade da gestão de portfólio.

Uma empresa vive de processos e projetos. Os primeiros fazem com que a organização funcione diariamente, e os outros com que algumas iniciativas diversas sejam executadas. A implantação de uma nova ferramenta ou software, a criação de novos produtos, de uma nova filial e até mesmo a organização da festa de final de ano da firma são projetos capazes de virar a rotina de cabeça para baixo, seja momentaneamente ou de forma duradoura.

Qualquer ponto fora da curva da normalidade precisa de atenção para não se perder no caminho da execução. Mas como se organizar em meio a tantas ideias, tarefas e responsabilidades do dia a dia? A resposta: gestão de portfólio.

Desorganização não é algo incomum. Muitas companhias acabam engavetando diversas ideias por não conseguirem lidar com elas e evoluí-las. Assim, a gestão de portfólio surgiu no âmbito da estratégia empresarial para auxiliar no gerenciamento de negócios e se tornou essencial para o cenário corporativo. Mas por onde começar? Quais as vantagens?

Roberto Gil Espinha é sócio e CEO do Artia, uma ferramenta voltada para a gestão de projetos e explica que o primeiro passo é entender como a gestão funciona. “A gestão de portfólio ajuda os executivos na tomada de decisão”, destaca. Se os projetos da empresa são reduzir os custos, gerar lucros e motivar os funcionários, a gestão organiza essas ideias para se definir uma prioridade.

“Ela mostra para empresa qual o projeto mais prioritário no momento. Após isso são os executivos que decidem”, adiciona. Ou seja, gerir o portfólio é uma etapa complementar à gestão tradicional. A partir disso, é possível acompanhar o andamento para saber como está a saúde dos projetos, o equilíbrio de custos e se uma ideia não está sendo privilegiada em detrimento de outra mais importante. De forma clara, o conceito representa uma visão empresarial estratégica.

Espinha explica que empresas que ignoram essa atividade estão muito focadas na operação e com isso “correm o risco de desperdiçar dinheiro e deixar de fazer o que traz mais benefício”. Sendo assim, sua principal dica é entender o conceito e saber o que se quer. “Quanto [a empresa] quer gastar nisso? Quanto quer investir? Entendendo isso, pode partir para a criação da estrutura, que envolve pessoas, ferramentas, processo… tudo para que a gestão seja eficiente”, explica.

Para Moacir Miranda, chefe do departamento de administração da FEA-USP, o primeiro passo de execução deve ser a escolha de um modelo de ferramenta para criar o portfólio. O especialista explica que essas ferramentas são conhecidas como “matrizes de portfólio”, e podem ser alinhadas aos objetivos de trabalho e princípios da empresa. Entre os nomes mais conhecidos, estão BCG e McKinsey.

A gestão de portfólio é pura organização e estratégia corporativa. Sua aplicabilidade é tão importante que migra por diversos setores. “No marketing, há o portfólio de produtos; nas finanças, de investimentos; e, na gestão de projetos, o portfólio de projetos”, elenca Miranda. Para o especialista, saber lidar com gestão cria possibilidades infinitas, como combinar negócios tradicionais com inovadores. “São adaptações que utilizam o mesmo princípio”, finaliza.

Veja na galeria a seguir um passo a passo para não errar na gestão de portfólio:

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Identifique

É preciso saber quais projetos estão em andamento e quais ainda estão no papel e fazer um levantamento geral da organização.
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Categorize

Classifique os projetos: novos produtos, aumento de produtividade, aumento da satisfação dos funcionários. Isso é importante porque é possível ter vários portfólios dentro de uma só gestão.
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Balanceie

Algumas vezes, há prioridades, mas faltam recursos. Já em determinadas áreas, há verba, mas não existem funcionários para colocar em prática. É preciso chegar a um equilíbrio para não focar em apenas uma categoria.
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Monitore

Periodicamente, quem faz a gestão de portfólio precisa analisar o andamento dos projetos para que a supervisão seja eficiente.