Sua presença nem sempre é imprescindível: pergunte a si mesmo se precisa participar daquela reunião
De acordo com um relatório da startup de calendário Reclaim.ai, os profissionais entrevistados gastaram 21,5 horas por semana em reuniões no mês passado, mais de 7 horas por semana a mais do que no início de 2020. Quando você entra em uma reunião após a outra, a produção e a satisfação no trabalho acabam decaindo. Para manter sua autonomia e ao mesmo tempo trocar e ouvir a equipe, aqui vão cinco sugestões para controlar seu tempo no trabalho.
1. Bloqueie na agenda tempo de foco ou de reflexão
Dependendo da natureza do seu trabalho, você pode bloquear algumas horas do dia ou mesmo um dia inteiro em sua programação. Dê a si mesmo um tempo ininterrupto para se concentrar e pensar criticamente sobre a tarefa em questão. Pode haver momentos em que uma reunião só pode ser agendada durante o seu bloco de tempo de reflexão semanal. Quando se trabalha em equipe, é fundamental que você se comprometa e seja flexível, mas com limites. Se você não está reservando algum tempo em sua programação para garantir sua produtividade e eficácia, não está ajudando a si mesmo e nem à equipe.
2. Pergunte a si mesmo: “Eu preciso comparecer a essa reunião?”
Sua presença nem sempre é imprescindível, por isso pergunte a si mesmo se precisa participar. Não diga ao organizador da reunião: “Não preciso comparecer a esta reunião”. Em vez disso, pergunte sobre o objetivo e a agenda para avaliar se sua participação seria benéfica para você e seus colegas. Se você concluir que sua presença não agregaria valor, compartilhe com o organizador da reunião o que você acha que seria um bom uso do tempo, seja uma reunião mais direcionada entre vocês dois ou um email, para exemplo.
3. Sugira que várias reuniões sejam combinadas
Se você vir em seu calendário que há algumas reuniões que parecem ter tópicos e participantes sobrepostos, considere entrar em contato com os organizadores e informá-los sobre esses encontros múltiplos. Essa atitude pode levar os organizadores a combinar as reuniões em um só momento e diminuir o tempo total gasto.
4. Tome a iniciativa e proponha uma reunião
As reuniões não são ruins. O problema é quando são muitas e desfocadas. Assuma a liderança e agende sua própria reunião. Pense no propósito, quem deve comparecer, o tempo necessário e os resultados que você espera gerar. Quando você é intencional sobre uma tarefa, é improvável que você gaste seu tempo e o de outras pessoas.
5. Saia da sala
Fazer algo diferente (além de sentar em frente um do outro em uma sala) pode ser o suficiente para tornar o trabalho mais interessante. Para tópicos que não requerem projetor ou muitas anotações, proponha levar a reunião para fora. Se as partes estiverem trabalhando remotamente, vocês ainda podem andar e conversar juntos. Conecte seus fones de ouvido ao telefone e comecem a passear. Se andar ou sair de casa for difícil, faça o que puder para mudar o seu ambiente. Sente-se em uma mesa do lado de fora ou coloque-se próximo a uma janela. Ficar longe de seu ambiente habitual pode manter o trabalho agradável em dias longos.
