Quem nunca recebeu um e-mail curto e grosso? Mesmo aquele colega de trabalho mais educado pode parecer grosseiro quando manda um e-mail. Durante uma conversa ao vivo, é possível ajustar o tom de voz, expressões faciais, gestor e postura para passar a mensagem que você deseja. Uma mensagem digital bloqueia todos estes sentidos e pode passar uma imagem indesejada ao remetente.
Mas, com um pouco de atenção e tato, a maioria dos erros que as pessoas comentem pode ser evitada. Veja na galeria de fotos a seguir quais são as piores 5 manias que os profissionais têm ao enviar um e-mail:
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As cópias compulsivas
Copiar as pessoas o tempo todo em e-mails é uma das ações mais irritantes que você pode fazer. Além disso, pare de replicar a mensagem para todos os que estão copiados. Se você recebe um e-mail com trinta pessoas em cópia, e responde um “obrigado” copiando todas elas de volta, pare. O segredo para copiar somente as pessoas certas é pensar que você está numa reunião presencial. Quem deveria estar lá?
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Respostas
Quando você receber um e-mail com longas explicações e destaques de partes principais, se preocupe em mostrar que percebeu que aquela mensagem é mais importante que as outras. Cuidado para não responder coisas como “recebido”, pois isso mostra falta de atenção. Responda algo como “estou um pouco ocupado agora, mas vou ler o e-mail mais tarde”.
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Críticas
E-mails que servem somente para dizer o que as pessoas fizeram de errado ou o que elas não deveriam mais fazer, são inúteis. Mesmo se seu objetivo é fazer uma crítica construtiva, tente evitar o negativismo nas mensagens. Até porque quem está lendo não sabe qual é o tom de voz que você queria usar, e isso pode causar muitas más interpretações.
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O “urgente” no assunto
Escrever a palavra “urgente” no assunto do e-mail mostra que você não se importa com as outras tarefas da pessoa. Se o que você tem para falar é tão urgente assim, pegue o telefone e ligue. Ou, se preferir, coloque um recado como “o cliente precisa da resposta hoje”. É muito mais educado.
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Parecer um robô
É muito fácil pensar no e-mail como uma maneira prática de fazer algo rapidamente, mas quando você faz demais pode parecer um robô. Tente falar com as pessoas ao vivo mais vezes, e não mandar mensagens toda hora.
As cópias compulsivas
Copiar as pessoas o tempo todo em e-mails é uma das ações mais irritantes que você pode fazer. Além disso, pare de replicar a mensagem para todos os que estão copiados. Se você recebe um e-mail com trinta pessoas em cópia, e responde um “obrigado” copiando todas elas de volta, pare. O segredo para copiar somente as pessoas certas é pensar que você está numa reunião presencial. Quem deveria estar lá?
