6 maneiras de ganhar mais tempo num dia de trabalho

1. Simplifique tarefas e priorize

Tomar muitas decisões leva tempo. Onde for possível, simplifique. Pessoas bem-sucedidas identificam trabalhos que podem ser automatizados ou redimensionados para reservar mais tempo às outras tarefas. Você consegue criar um e-mail-modelo para usar em envios com propostas semelhantes? Se estiver trabalhando em uma planilha, pense onde pode empregar fórmulas para evitar cálculos redundantes.

2. Reserve tempo na sua agenda

Sua agenda não deve estar repleta de reuniões com outras pessoas. Sua agenda é sua. Pessoas bem-sucedidas assumem o controle da própria agenda. Tire proveito disso e reserve um tempo somente para si. Separe algumas horas em uma tarde a fim de obter flexibilidade e liberdade para fazer o que quer ou precisa naquele dia.

3. Fuja de reuniões desnecessárias

A maioria dos profissionais considera reuniões improdutivas, porque 67% delas não correspondem às expectativas. Os gerentes intermediários passam 35% do tempo em reuniões. A alta gerência, 50%. E as pessoas, no geral, gastam cerca de quatro horas por semana apenas se preparando para reuniões de atualização de status.

Não agende nenhuma reunião, fuja das que puder e, quando estiver em uma, tente torná-la eficiente e curta. Pergunte a si mesmo: “É necessário que eu compareça?” Se você não sabe a resposta, pergunte ao organizador da reunião qual o seu papel nela. Se achar que não precisa estar lá, informe respeitosamente aos seus colegas sobre uma prioridade concorrente ou ofereça outra maneira de ajudá-los.

Caso considere a sua presença imprescindível, pense no que pode fazer para garantir que a reunião tenha um foco estabelecido. Você pode desenvolver ou ajudar a escrever os temas a serem discutidos, reunir materiais antecipadamente, ser o cronometrista ou identificar itens de ação que possam ser realizados posteriormente?

Indivíduos bem-sucedidos programam ou participam de reuniões para realizar o que deve ser feito, e não para fazer uma aparição.

4. Troque o e-mail pelo cara a cara

Um estudo da Adobe Systems revelou que o tempo médio gasto por um colaborador ao checar e-mails é maior que seis horas por dia (30 horas por semana). O ato de verificar e-mails demora tanto quanto aquele “vai e volta” que acontece quando você se concentra em uma coisa de cada vez no diálogo ou tenta esclarecer algo no meio virtual. Sempre que possível, seja eficiente e se comunique pessoalmente, faça perguntas e esclareça tudo de uma vez. Pessoas de sucesso evitam o desperdício de tempo e sabem quando cortar o intermediário (a internet) e ir direto à fonte.

5. Delegue tarefas à equipe

Se você for um gerente, considere distribuir tarefas para um subordinado direto. Pessoas bem-sucedidas não são micro-gerentes e permitem que outros assumam a responsabilidade. Elas sabem que não precisam fazer tudo. Se não há pessoas que respondem a você, veja com quem pode compartilhar a carga de trabalho e liberar tempo para outras coisas. Ao pensar a quem você pode pedir apoio, considere se estaria disposto a ajudar essa pessoa caso ela recorra a você no futuro.

6. Priorize os projetos de trabalho

Pessoas bem-sucedidas sabem que nem tudo é exigido de imediato, e são capazes de reconhecer o que é de fato urgente. Liste todos os projetos nos quais está trabalhando, bem como seus prazos de entrega. Se não estiver certo sobre quando uma tarefa deve ser concluída, pergunte ao seu gestor. Evite se estressar para concluir um projeto em apenas um dia, quando ele não é esperado até o final do mês. Conhecimento é poder. Quanto mais você souber sobre seus projetos, melhor poderá gerenciar seu tempo.

Você finalmente tem controle sobre o seu tempo. Aproveite as oportunidades para ser mais eficiente e aumentar sua produtividade, simplificando tarefas, reservando tempo para si, evitando reuniões improdutivas, fazendo contato face a face, delegando algumas atividades e priorizando projetos.