Aprenda a gerir melhor seu dia de trabalho e ganhar tempo livre

1. Defina seus horários

Designar horários é extremamente importante. Um cronograma cria maior responsabilidade – mesmo se você estiver agendando tarefas que podem ser feitas a qualquer momento. Você já teve a experiência de dizer a si mesmo que irá para a academia quando “terminar outras coisas”? Você precisa definir horários para as coisas que deseja realizar.

“Tenha um cronograma definido com horários designados para reuniões, resposta de e-mails e ‘tempo focado”, diz Geraldo Rada, diretor de operações da AW Labor Solutions. “Comunique seu cronograma aos colegas – ou clientes, se você for um freelancer – e cumpra-o”.

Eu adoro poder criar meu próprio cronograma, mas sempre aviso aos clientes quais serão meus horários e dias free. Isso ajuda a garantir que eles não me incomodem quando não estou trabalhando, por exemplo. Também ajuda a organizar as expectativas deles sobre quando receberão uma resposta, o que melhora o relacionamento de trabalho.

Organize suas tarefas

Depois de definir seus horários, você precisa descobrir o que vai fazer com eles. Faça uma lista de suas tarefas diárias ou semanais e priorize-as com base na urgência e importância. As listas tornam mais difícil esquecer tarefas importantes ou deixar algo escapar. Considere se organizar diariamente, semanalmente e mensalmente para ter em mente prioridades diferentes. As listas de longo prazo ajudam a informar as de curto prazo – para que você não gaste todo o seu tempo apagando incêndios.

Crie um bom espaço de trabalho

Em seguida, descubra onde você vai trabalhar. Nem todas as opções estão disponíveis. Então, seja realista. Por exemplo, se você aluga um espaço de coworking, certifique-se de que isso não adicione um custo que você não pode incluir em seu orçamento.

Por que isso é útil? Bem, uma vez que você tem o local, fica mais fácil imaginar-se trabalhando lá e você pode mentalmente marcar o tempo naquele espaço como “tempo de trabalho”. Se você não tem um emprego tradicional, pode ser que não tenha um escritório tradicional – e você precisa escolher um. Alguns se beneficiam de espaços de coworking enquanto outros preferem trabalhar em casa. De qualquer maneira, certifique-se de ter um espaço confortável e tranquilo para se concentrar.

Não se trata apenas do ambiente em que você trabalha – também tem a ver com tecnologia. Lembre-se, o objetivo de agendar suas horas é concluir todas as suas tarefas dentro dessas horas. “Coisas simples como ter uma área de trabalho e um espaço limpo pode economizar muito tempo”, diz Rada. “Criar pastas e tags no seu e-mail e criar regras para automatizar sua caixa de entrada é outra boa dica. E existem muitas novas ferramentas de IA que podem economizar muito tempo se você aprender a usá-las”.

Se você é como eu, considere usar um calendário digital ou físico para agendar suas tarefas e compromissos. Isso pode ajudá-lo a visualizar sua carga de trabalho e evitar sobrecarregar-se – mesmo se você tiver um leve receio da IA. É verdade que a IA pode um dia destruir a todos, mas não há motivo para que não possa ser nossa amiga primeiro.

Experimente

Eu sempre me considerei uma pessoa matutina, e ainda acho que sou (meu gato me acorda por volta das 6h da manhã. E meu amigos me dizem que significa que estou “criando o gato errado”). No entanto, foi apenas recentemente que comecei a pensar que talvez eu seja mais produtiva nas tardes, depois de passar pelos e-mails e tarefas administrativas.

Nos últimos meses, mudei a forma como faço a gestão do tempo e experimentei várias configurações diferentes do meu cronograma para encontrar o ideal. E, de fato, descobri que faço meus melhores textos depois do meu copo de café de 600 ml das 14h. Se você tem a liberdade de fazer o mesmo, eu recomendo. Criar um cronograma é um processo pessoal, e nem todos funcionam melhor nas mesmas horas. Portanto, teste algumas opções diferentes antes de decidir.

Faça pausas

Como freelancer, ninguém (exceto eu, você é bem-vindo) vai lembrá-lo de fazer pausas, mas elas são muito importantes. “Quando nos esforçamos demais, nossos corpos se revoltarão e acabaremos tentando trabalhar mesmo com desafios de saúde e pegando resfriados que duram mais do que deveriam”, diz a Dra. Suzanne Degges-White, uma conselheira licenciada e professora da Northern Illinois University. “Se escutarmos nossos corpos, desaceleraríamos, nos concentraríamos na cura e então seríamos capazes de voltar a 100% em 3 a 4 dias, em vez de lutar com metade da velocidade por uma ou duas semanas”.

Não se esqueça de agendar tempo para pausas ou outras atividades que tragam vida, como exercícios ou passar tempo com a família e amigos – e escreva isso em seu cronograma. Ter suas próprias horas significa saber quando fazer uma pausa.

É uma grande responsabilidade agendar suas próprias horas, mas armado com esses truques, você está pronto para a tarefa. Ou, pelo menos, seu ChatBot de inteligência artificial está.