3 erros básicos de e-mail que fazem você parecer pouco profissional

1. Esquecer de anexar

O coach de carreira Rajiv Nathan é profundamente grato pelos avisos no Outlook e no Gmail que informam que você está prestes a enviar uma mensagem sem anexo quando afirma explicitamente no corpo do e-mail que está anexando algo. Por quê? Porque, antes da existência dos alertas, ele cometeu regularmente o erro de não anexar o arquivo à mensagem -nem uma, nem duas, mas três vezes em um mesmo corpo de e-mail!

Nathan admite que, no início de sua carreira, tinha o péssimo hábito de se atropelar no trabalho. O resultado disso o levou a enviar e-mails com frequência dizendo: “Consulte o arquivo em anexo”, sem realmente anexá-lo. Nathan se lembra de ter enviado o retorno necessário: “Desculpe pelo equívoco! Aqui está!” Infelizmente, não terminou aí. “Finalmente, na terceira tentativa (e no quarto e-mail total da série), anexei o maldito arquivo”, lembra Nathan.

“Definitivamente não causei uma boa impressão”, Nathan reconhece. De fato, era um problema tão regular que, durante uma de suas avaliações de desempenho, ele foi sinalizado de que precisaria melhorar neste aspecto. Daí em diante, Nathan colocou uma lembrete adesivo na parte superior da tela do computador que dizia: “Você anexou o arquivo?”

Certifique-se de escrever a palavra “anexo” para que os avisos úteis (“Você disse anexo? Enviar mesmo assim?”) apareçam antes do envio do seu e-mail. É permitido a todos que falhem aqui ou ali, mas criar um hábito de descuido pode levá-lo a ter a reputação de incapaz de realizar uma tarefa básica.

2. Enrolar demais

Uma das minhas amigas mais próximas é uma advogada que fatura por hora. Como tal, ela está acostumada a escrever de forma ponderada e direta. Eu poderia aprender com ela.

Jenny Foss, coach de carreira da Muse, enfatiza a importância de dizer o que você precisa e nada mais. Ela explica: “A incapacidade de dizer o que você precisa de forma sucinta e com o tempo do destinatário em consideração pode facilmente irritar alguém que possa estava disposto a ouvi-lo”.

Isso é especialmente verdadeiro se você estiver “pedindo um favor, uma informação ou suporte e até mesmo apenas acessando a base de contatos ou fazendo uma pergunta”. Apesar de parecer útil manter uma longa conversa por e-mail, pode ser uma verdadeira chatice para algumas pessoas. Jenny adverte para que você “tenha em mente que o profissional bem remunerado pode encontrar no e-mail (em geral) a desgraça de sua existência. Essa pessoa pode ficar acordada até a meia-noite na maior parte dos dias, apenas para se livrar de uma enxurrada de e-mails.” É por isso que você precisa apresentar suas ideias de maneira organizada, para não correr o risco de parecer “pouco profissional ou totalmente imprudente”. Sobre o contratempo de Nathan que resultou no envio de várias notas consecutivas sem anexos: “pelo amor de Deus, não envie três e-mails consecutivos. Junte seus pensamentos e envie um”, conclui Jenny.

Entender a forma de dizer apenas o que você precisa de maneira direta pode exigir prática, mas vale a pena o esforço a longo prazo. Leia o que você escreveu antes de enviar e retire qualquer informação desnecessária, como palavras, linhas ou até parágrafos inteiros que estão apenas repetindo ou mastigando o que você já disse. Pode ser tentador explicar demais, mas, na maioria das vezes, suas tentativas podem parecer repetitivas. Aprender a escrever com propósito e senso de direção o ajudará nas trocas profissionais de e-mails. Seu leitor vai agradecer a brevidade e responder da mesma forma -em vez de deixar sua extensa mensagem não lida criando teias de aranha na competitiva caixa de entrada.

3. Escrever o nome do destinatário errado

Apenas nunca faça isso. Não existem desculpas para escrever o nome de alguém errado. O ponto é: o meu nome e sua grafia correta estão na assinatura do e-mail e no nome do endereço eletrônico, bem claro e ao alcance do remetente. Sou tão sensível a esse problema que checo regularmente as grafias dos nomes que normalmente podem ser escritos de formas diferentes antes de pressionar Enviar.

Demora dois segundos a mais? Sim. Mas, obviamente, em comparação ao tempo que todas atividades tomam, dois segundos significam nada. É melhor acertar na primeira vez do que pedir desculpas pelo erro de descuido. Se você está tão ocupado não consegue nem identificar o nome da pessoa a quem está se dirigindo, então, o que mais você deve executar às pressas? É isso que o seu leitor vai se perguntar. Esse erro pequeno e indiscutivelmente simples diz muito sobre suas outras competências. Portanto, cheque sua mensagem e fale com o seu destinatário corretamente.

Você provavelmente envia e recebe muitos e-mails em um dia. Evite cometer erros que transmitam a mensagem, acima de tudo, de que você não é tão profissional quanto na verdade é. Não sacrifique a qualidade em nome da velocidade e, pelo amor de Pete (ou é Peter?), não perca o respeito dos seus contatos por causa de um equívoco evitável.