Como tornar sua reunião mais eficaz

Richard Axelrod fundou o Axelrod Group, empresa de consultoria pioneira na técnica de envolvimento dos funcionários para gerar uma mudança organizacional em larga escala. Entre seus clientes estão Boeing, Harley Davidson, Novartis e Coca-Cola. Axelrod também lançou um livro, batizado de “Let’s Stop Meeting Like This: Tools to Save Time and Get More Done” (sem tradução para o português). Recentemente, FORBES entrevistou o executivo para analisar o que seriam, no seu ponto de vista, os passos indispensáveis para fazer reuniões valerem a pena.

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Leia, a seguir, os melhores trechos da entrevista:

FORBES: Você tem um modelo que chama de “Meeting Canoe”. Pode explicá-lo?

Richard Axelrod: O “Meeting Canoe” é nossa base para reuniões eficazes. É uma maneira diferente de olhar para o que acontece nelas. Tem 6 passos que mostram tudo: de como você deve receber as pessoas na porta até como você resume as coisas ao final do encontro. Estes passos são: boas-vindas, conexão, descoberta, sonhos, decisões e resumo. O primeiro são as nossas boas-vindas. A pessoa precisa receber os outros em sua sala. Depois, eles precisam se conectar uns aos outros e também à tarefa proposta no encontro. Em seguida, é preciso descobrir a maneira como as coisas são. Então, o próximo passo é pensar nas expectativas e nos sonhos das pessoas – nós chamamos isso de alcançar os sonhos delas. Muitas vezes, será necessário tomar decisões. E, no fim, fazer um resumo do que aconteceu.

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FORBES: Você pode compartilhar algumas ideias de como aprimorar o passo das boas-vindas?

Richard Axelrod: A primeira coisa a ter em mente é que esse passo é algo maior do que apenas dizer “seja bem-vindo”. As pessoas precisam sentir que são desejadas na reunião, então isso depende do seu planejamento e da maneira como as recebe na porta. Elas são como convidados na sua casa. Quando você recebe pessoas na sua casa, quer que elas se sintam bem recebidas. Para isso existem alguns mecanismos. Uma coisa que inventamos é o que chamamos de Clean Slate Drill. O que vemos em organizações é que os funcionários muitas vezes vão de uma reunião a outra. O Clean Slate Drill é uma maneira de limpar sua mente no começo da reunião para que você consiga estar totalmente presente nela.

Funciona da seguinte maneira: no começo da reunião, você dá às pessoas 30 segundos para dizer o que precisam dizer ou fazer em vez de estarem totalmente presentes na reunião. Pode ser qualquer coisa, desde ainda estar pensando na reunião anterior até se preocupar porque precisa buscar os filhos na escola. É uma forma de as pessoas esvaziarem seus cérebros para que possam estar presentes naquele momento integralmente.

Outra opção que as pessoas encontraram é chamada de “Weekend Update”. No começo da reunião, você vai até a mesa e pede para os participantes te darem uma breve atualização do que aconteceu desde a última vez em que se reuniram.

Estas são apenas duas coisas que você pode fazer para ajudar as pessoas a se sentirem bem-vindas, mas, mais uma vez: é muito mais do que dizer “seja bem-vindo”. Elas precisam sentir fisicamente que são mesmo e estes métodos as situam no espaço.

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FORBES: Como as reuniões devem ser encerradas?

Richard Axelrod: No final, existem três coisas que realmente precisam acontecer. A primeira delas é revisar as decisões e os acordos estabelecidos. Você ficaria surpreso se soubesse quantas vezes, no final da reunião, as pessoas dizem “eu não achava que tínhamos decidido isso” ou que não haviam concordado com aquilo. Funciona como uma espécie de manutenção preventiva. Isso esclarece muitas coisas antes de elas acontecerem.

A segunda é identificar os próximos passos, se questionar sobre as coisas que fará como resultado da reunião. E a última tarefa é refletir sobre a experiência. Uma maneira simples de fazer isso é se perguntar se o tempo foi bem gasto. Em caso de resposta afirmativa, analise o que é necessário para melhorar ainda mais o processo da próxima vez. Se for negativa, identifique o que é preciso fazer para se certificar de obter melhores resultados em um próximo encontro. Ao fazer isso, sua reunião começará a se tornar mais inteligente, pois, dessa maneira, você começa a aprender com as experiências.

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FORBES: Que conselho você daria para as pessoas?

Richard Axelrod: Eu acho que os principais problemas são no começo ou no final dos encontros. Nós descobrimos, por meio de pesquisas, que são nestes dois momentos que as pessoas mais se perdem. Uma coisa que elas poderiam fazer é realmente focar na recepção. Certifique-se de que as pessoas se sintam bem recebidas e, desta maneira, fiquem psicologicamente seguras e possam ser mais produtivas. Ou, caso queira focar no final, siga os três passos já mencionados. Reveja as decisões, identifique os próximos passos e se questione se seu tempo foi bem gasto. Faça isso e sua reunião vai melhorar muito com o tempo.