Não só projetos de larga escala requerem a contratação de um gerente.
Gerenciamento de projetos é um termo que pode ser muito vago. Quando eu trabalhava na área, lembro que todos tinham uma ideia diferente sobre as minhas atividades. Para algumas pessoas, tudo se resumia a agendar reuniões, fazer apresentações ou organizar pilhas de papéis sobre a mesa. Embora muitas facetas do gerenciamento de projetos se encaixem nesses estereótipos, a função vai muito além.
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Se você é proprietário de uma pequena empresa e está interessado em contratar um gerente de projetos ou um estagiário que queira seguir carreira no ramo, é bom eliminar noções preconcebidas.
Eu já não trabalho com gerenciamento, mas ajudo quem quer atuar com isso, e dessa experiência selecionei três equívocos comuns que procuro esclarecer abaixo.
1. Gerente, só em larga escala
Conheci muitos pequenos empresários que tinham essa ideia errada. Eles não só tinham uma visão turva do gerenciamento de projetos, mas também achavam que ele era dispensável para a maioria das estratégias planejadas. Pensavam que só um projeto de maior escala justificaria a contratação de um gerente.
A verdade é que projetos de qualquer tamanho podem contar com um gerente para ter mais chances de sucesso. A pesquisa Pulse of the Profession, de 2018, do Project Management Institute (PMI), concluiu que uma das causas mais comuns dos fracassos é a má gestão diante de uma mudança. Essa dinâmica pode ser domada por um gerente de projeto competente. A necessidade de contratar um profissional da área não tem, portanto, a ver com a dimensão do projeto.
2. Risco, só uma vez
Alguns defendem que a avaliação de risco seja feita apenas no começo do ciclo de desenvolvimento do projeto, e que as mesmas variáveis dessa etapa sigam como constantes até a conclusão. Basta uma enorme sessão de brainstorming para traçar um caminho completo até o final de um projeto, certo? Errado.
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Como um gerente experiente dirá, um projeto quase nunca termina como previsto no plano inicial. Afinal, o mercado está sempre mudando; novidades podem surgir a qualquer momento, acompanhadas por novos e desconhecidos riscos. Embora definir uma linha teórica de base que permaneça mais ou menos a mesma ao longo de um projeto seja sinal de excelente análise, na prática isso é incomum.
Uma pesquisa de 2016 com quase 700 gerentes de projetos no Reino Unido descobriu que quase um terço das organizações nunca — ou, no máximo, algumas poucas vezes — conclui um trabalho no prazo, dentro do orçamento ou com todos os pontos planejados satisfeitos.
3. Projetos devem ter conclusão
Esse erro engana fácil. Ao planejar e gerenciar um projeto, a expectativa é de que ele será concluído e bem-sucedido. Por isso, nem é preciso dizer que as empresas devem se esforçar para completar 100% de seus projetos, certo? Mais uma vez, porém, a realidade do gerenciamento é outra. Falhar é normal e acontece cada vez mais: a pesquisa Pulse of the Profession de 2018 descobriu que a taxa de falha de projetos (15%) aumentou no ano passado. Você pode achar com isso que muitas empresas desperdiçam dinheiro em iniciativas condenadas. No entanto, a mesma pesquisa do PMI descobriu que a quantidade de dinheiro desperdiçada devido ao baixo desempenho do projeto diminui ano a ano, desde 2013.
Como as empresas podem gastar menos, se cresce seu volume de fracassos? De um modo geral, o insucesso é uma parte importante do desenvolvimento tanto do indivíduo quanto da organização. Uma iniciativa pode ser um fiasco em relação ao seu objetivo original, mas o conhecimento e a experiência obtidos no processo podem ser usados para azeitar projetos futuros.
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O fracasso é uma das maiores formas de aprendizado. Qualquer aspirante a gerente de projeto deve se esforçar para ter alguns insucessos espetaculares, se quiser se tornar um profissional experiente. Como se acredita que Thomas Edison tenha dito uma vez: “Eu não falhei. Acabei de encontrar 10.000 maneiras que não funcionam”.
