6 dicas para trabalhar de maneira mais inteligente

1. Controle seu tempo

Jami Novak, coach de gestão de tempo, aponta que poucas pessoas, atualmente, estabelecem um prazo para a realização de determinada tarefa. “Listas do que fazer nos tornam mais produtivos, assim como agrupar as ações e estabelecer prioridades”, diz. Mas isso não significa que você irá terminá-las dentro do tempo pré-determinado ou que qualquer prioridade não vá tomar todo o seu dia. Mas quanto mais você controla seu tempo e adquire autoconhecimento do quanto precisa para realizar cada tarefa, mais tempo terá para realmente definir e reorganizar sua agenda.

2. Use o GPS

Não o sistema de localização, mas o ‘goal, purpose, scope” (objetivo, propósito e escopo, em português). Mitzi Weinman, fundador da TimeFinder, que ajuda pessoas a se organizarem em prol da produtividade, e autor do livro “It’s AboutTime! Transforming Chaos into Calm, A to Z”, explica que enquanto o GPS, como sistema de localização, te leva de um lugar a outro, esse outro GPS é um método que ajuda tanto a pessoa que delega a tarefa quanto a que a recebe a permanecerem no caminho. Weinman recomenda começar determinando os objetivos e as metas a partir da pergunta: “Como o trabalho ficará quando acabar?” . O especialista diz que o próximo passo é entender a proposta ou o porquê, para que você possa explicar como o trabalho se encaixa em um projeto ou em algo maior. Para finalizar, forneça às pessoas para quem você está delegando a tarefa todo o escopo do projeto. Isso inclui prazos, formato, público, orçamento, recursos disponíveis (pessoas ou informações) e o seu envolvimento.

3. Time theming (“tema do tempo”)

Mike Vardy, um coach de produtividade e fundador da Productivityist, empresa especializada no assunto, afirma que o time theming “esvazia a cabeça da pessoa para focar nas tarefas que são cruciais e, assim, fazer um progresso em todos os setores da vida”. É uma maneira de evitar o cansaço da decisão. Vardy diz que “estabelecer um tema para os meses, semanas e dias dá menos margem para pensar quando se está decidindo o que fazer, porque aquele tempo já recebeu uma espécie de valor de acordo com um tema pré-estabelecido”. O método também pode ser usado para ajudar no equilíbrio entre vida e trabalho. Por exemplo: toda sexta poderia ser definida como o “dia do amigo” e todo sábado como o “dia da família.” Ao nomear as diferentes prioridades da suas semanas ou meses, as pessoas terão mais liberdade e flexibilidade para, finalmente, começar a criar um equilíbrio completo entre vida e trabalho.

4. Crie uma nova estratégia de email

O email é um dos maiores consumidores de produtividade da atualidade, levando as pessoas a trabalharem mais e, geralmente, de maneira ineficiente. Muitas vezes, elas estão se transformando em profissionais multitarefas, mas nem percebem. Por exemplo: a pessoa recebe uma notificação de um novo email, clica sem perceber e para o que está fazendo. Depois de ler a mensagem, ela precisa decidir se vai responder na hora, se vai deixar para mais tarde e, em seguida, voltar ao que estava fazendo – e lembrar de onde parou. Situações como essas fazem as pessoas terem a sensação de que estão trabalhando muito e de que estão constantemente ocupadas, já que estão sempre realizando tarefas e prejudicando a produtividade e o foco. Vardy recomenda o uso de ferramentas que ajudem a criar uma estratégia para gerenciar os emails. Comece com a criação de uma pasta para cada dia da semana. Durante os horários pré-determinados para checar as mensagens, delete os novos ou coloque-os nos dias em que você planeja responder. O objetivo é nunca ter um email na sua caixa de entrada, mas tê-los separados em dias específicos da semana.

5. Não comece do começo

“Não reinvente a roda… começar do zero é uma grande perda de tempo”, afirma Jami. Em vez disso, ela recomenda achar e modificar modelos que você já utilizou no passado ou achar alguém que já tenha feito antes aquilo que você precisa agora. Isso vai permitir que você otimize outras pessoas ou outros recursos para alcançar seu objetivo da maneira mais eficiente possível.

6. Faça anotações para você

Interrupções ou limitações de tempo, às vezes, não podem ser evitadas. Sempre que você precisar parar uma tarefa antes de terminá-la, Jami recomenda “deixar pequenos recados para você mesmo”. A anotação deve detalhar onde você parou, para que seja possível continuar a partir daquele ponto sem perder tempo tentando lembrar onde estava e qual era o próximo passo planejado.

Tenha em mente que trabalhar de maneira mais inteligente é achar a maneira mais eficiente de alcançar metas. Isso inclui, frequentemente, otimizar pessoas e recursos e utilizar a auto-consciência para construir seus pontos fortes e delegar quando apropriado. Quanto mais percepção você tem de você mesmo e do seu estilo de trabalhar, mais fácil fica encontrar maneiras inteligentes de executar as suas tarefas e de alcançar o equilíbrio entre vida e trabalho.