Reuniões são perda de tempo? Veja como otimizar em 8 passos

1. Nomeie um proprietário para reunião

Ele é a única pessoa que decide o objetivo de cada encontro. Para reuniões de equipe, o gerente/líder geralmente “detém” a reunião. Mas, para reuniões individuais, normalmente, o relatório direto é do proprietário. É hora de eles receberem a opinião de seu gerente.

2. Defina um objetivo

Idealmente, o objetivo é uma resposta a esta pergunta: O que pode ser realizado aqui, ao vivo, que não pode ser realizado offline?

3. Defina e compartilhe um planejamento

Um planejamento garante que há uma ordem do tempo para uma melhor organização da reunião. Cada item do planejamento é um tópico de conversa.

O planejamento deve ser criado pelo proprietário da reunião e compartilhado com todos antecipadamente, por meio de no convite de calendário, ou em um documento compartilhado (por exemplo, Google Docs) ou em um canal de comunicação compartilhado (por exemplo, Slack ou Microsoft Teams).

Existem três tipos de conversas que as equipes podem ter em uma reunião:

• Acordo: Você está trabalhando para tomar uma decisão, e assim escrevendo com a concordância e o acordo de todos, para se tomar medidas imediatas após a reunião.

• Brainstorming: Você está na fase de geração de ideias de um projeto e todas as ideias são bem-vindas.

• Contexto: Você está realizando esta reunião para garantir que tenha compartilhado o contexto de um assunto, a fim de minimizar a falta de comunicação e aumentar uma colaboração contínua.

As conversas de acordo envolvem mais o nosso cérebro analítico. Pensamos em possíveis obstáculos e usamos perguntas abertas e fechadas, e perguntas para garantir que todos concordem com o que “finalizado” significa.

Conversas de brainstorming envolvem mais do nosso cérebro criativo. É útil ter uma mentalidade generativa, fazendo principalmente perguntas abertas e desenvolvendo as ideias de todos. Uma conversa de acordo, para uma grande decisão, é seguida por uma série de brainstorming sobre o mesmo tópico.

As conversas de contexto, por sua vez, nos permitem mudar para o modo de escuta. O objetivo é entender, o que serve para esclarecer perguntas.

4. Alinhe o objetivo e o planejamento

É impressionante a facilidade de líderes inteligentes e talentosos perderem tempo se não se alinharem ao objetivo da conversa. Se o proprietário da reunião achar que está tendo uma conversa de um tipo, mas outros estiverem em outro modo, o encontro sairá dos trilhos rapidamente. O objetivo deve ser facilmente capturado pelo planejamento.

Por exemplo:
Contratação (tipo contexto): Verifique as funções e os status atuais em aberto (~ 5 minutos)

Contratação (tipo acordo): Discuta os dois candidatos finais para o cargo de diretor; decida para quem enviar uma oferta (~ 5 minutos)

Roteiro (brainstorm): Analise a lista de prioridades e discuta opções (~ 10 minutos)

Você notará que incluímos tempos estimados para cada tópico. Este é um dado útil para o proprietário perceber o escopo de cada conversa. Como regra geral, considere um planejamento que não use o tempo completo para permitir mais tempo para uma conexão personalizada e o inesperado.

5. Evite a comunicação unidirecional

A maioria das informações pode ser compartilhada não verbalmente e, portanto, offline. Reserve o horário da reunião para informações sensíveis ou diferenciadas que você deseja discutir ao vivo.

6. Fique presente e continue presente

Prepare-se para o sucesso. Desative as notificações, beba água ou faça o que for necessário para garantir sua presença em uma reunião. Embora possa parecer contra-intuitivo, não seja multitarefa, isso economizará tempo.

No início da reunião, pergunte algo tão simples como: “Como está o seu dia?” Isso fortalecerá os relacionamentos, permitirá que todos se sintam mais fundamentados e forneça um contexto útil.

7. Personalize decisões

O papel de um líder, independentemente do setor, é criar as condições em que sua equipe possa ter sucesso. As reuniões são um mecanismo para apoiar isso. Ao redefinir o planejamento da reunião, lembre-se de que cada pessoa tem necessidades diferentes. Um grande investimento de tempo pode ser uma conversa brainstorming de 30 minutos sobre a adoção de um cachorro, se isso for ajudar alguém da equipe a se sentir mais confortável e envolvido com o trabalho ou até a criar confiança para ter conversas mais diretas no futuro.

O objetivo da reuniões é gerar mais eficiência. Mantenha sua mente aberta sobre como você pode fazer isso por si e pelos outros. A maneira como alguém se sente ao deixar uma reunião, afetará sua marca pessoal e seu nível de produtividade. Encontre maneiras de implementar isso de modo autêntico e eficaz para aqueles com quem você trabalha.

8. Defina expectativas claras e cumpra

Depois de decidir sobre a organização da reunião desejada, defina expectativas claras com os outros e explique por que você está fazendo essas alterações.

Ao olhar para o futuro em seu calendário (uma prática recomendada por si só), cancele qualquer coisa sem um claro planejamento, e reforce seu compromisso com reuniões eficientes.

8. Defina expectativas claras e cumpra

Depois de decidir sobre a organização da reunião desejada, defina expectativas claras com os outros e explique por que você está fazendo essas alterações.

Ao olhar para o futuro em seu calendário (uma prática recomendada por si só), cancele qualquer coisa sem um claro planejamento, e reforce seu compromisso com reuniões eficientes.