Passo um: pergunte a você mesmo “eu realmente preciso estar nessa reunião?”. Na maioria das vezes, falar direto com o funcionário já irá trazer todas as respostas necessárias, em muito menos tempo. Descubra se você pode ter tudo feito sem ter de arrastar pessoas pra uma conferência.
Passo dois: pergunte a você mesmo “por que eu quero agendar esta reunião. Defina o propósito, os objetivos, as pessoas que realmente precisam estar lá e o tempo que a reunião irá tomar do seu dia.
Passo quatro: se você ainda acha que precisa agendar uma reunião, crie uma agenda detalhada. Ela deve incluir os objetivos da reunião, lista dos funcionários, tempo que irá ser gasto, tópicos da discussão, decisões que precisam ser feitas e toda preparação que as outras pessoas precisarão para acompanhar a reunião. Se você não conseguir criar essa agenda, então você não deve agendar. Neste caso, fale com cada um dos funcionários.