Como identificar um ladrão dentro da sua empresa

De acordo com a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes, pequenos negócios nos Estados Unidos perdem, em média, 5% da sua renda anual para fraudes internas – ou seja, desvios cometidos pelos próprios funcionários. O jornal norte-americano “Washington Post” publicou, recentemente, um exemplo típico. Debra Biagi foi assistente do presidente da HB Nitkin Group, uma empresa de gestão e desenvolvimento imobiliário de propriedade familiar em Greenwich, Connecticut. Ela roubou um total de US$ 711.074,39 entre fevereiro de 2014 e dezembro de 2015. Este foi um caso extremo, mas ocorre com muita frequência em pequenas empresas.

Tiffany Couch, contadora pública certificada, autora do livro “The Thief in Your Company: Protect Your Organization from the Financial and Emotional Impacts of Insider Fraud” (sem tradução para o português) e ex-presidente da Associação de Associação de Examinadores Certificados de Fraudes, passou os últimos 12 anos “operando como um detetive com uma máquina de somar”, como ela mesma diz. Ela passa seus dias ajudando pequenas empresas, organizações sem fins lucrativos e grandes corporações a resolverem casos de suspeita de fraude internas.

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De acordo com Tiffany, nenhuma organização está imune. E, ao mesmo tempo em que não é toda empresa que abriga um ladrão, são imensas as oportunidades para que esses infratores atuem. Além disso, ela observa que “a confiança não é um controle interno”. E sugere algumas medidas simples e eficazes para que os donos de empresas reduzam a probabilidade de ter que lidar com esse tipo de prejuízo.

Normalmente, as fraudes internas são causadas por funcionários antigos, dignos de grande confiança. Portanto, um conselho sobre os processos de contratação de Tiffany é que os empregadores façam uma busca e levante informações sobre o candidato. Se seus comentários ou respostas durante a entrevista não combinarem com algo encontrado nas pesquisas, fique atento. “Além disso, certifique-se de descobrir caso ele tenha deixado alguma empresa anterior em circunstâncias incomuns”, diz.

Os donos de pequenos negócios tendem a ser os mais prejudicados com esses tipos de fraudes, já que ainda não têm uma estrutura adequada (de pessoas e budget) de prevenção como as grandes empresas. A recomendação de Tiffany passa, em primeiro lugar, pela observação de “desembolsos fraudulentos”, ou seja, quando um funcionário assina cheques para si mesmo, usa os cartões de débito ou de crédito da empresa de forma não autorizada ou paga salários extras. Esses esquemas podem ser descobertos de maneira rápida se o dono do negócio reservar um tempo para, todo mês, revisar seus extratos bancários e conferir as imagens dos cheques cancelados. Outra dica é verificar se o relatório de pagamentos bate com o relatório autorizado. Isso pode consumir algum tempo, mas é um bom modo de identificar fraudes em potencial.

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Além disso, no que diz respeito às receitas, o melhor controle é ter certeza de que a pessoa que recebe o dinheiro na empresa não possa fazer depósitos nas contas dos clientes. Verifique se os depósitos em sua conta bancária correspondem às receitas da sua empresa. “Se você notar discrepâncias, desvende-as imediatamente.

Tiffany Couch conta, em seu livro, que as piores consequências desse tipo de fraude não são financeiras, mas sim emocionais. Segundo ela, todos os empresários devem se preocupar com esse risco. “O que eu posso dizer da minha própria experiência trabalhando nessa área é que, normalmente, a pessoa que está roubando é sempre alguém de muita confiança.” É por isso que esses golpes geram tanta decepção.

Para completar, a especialista aconselha que, caso o dono do negócio tenha sido vítima ou suspeite de uma falcatrua, a primeira coisa a se fazer é consultar um advogado especializado em direito trabalhista para saber como lidar com o funcionário suspeito. Em seguida, ligue para a companhia de seguros e entender de que forma ela cobre esse tipo de ocorrência. E, por fim, entre em contato com um contador forense. Ele é um profissional especializado e vai ajudar a entender o que aconteceu. Um relatório bem estruturado, cheio de evidências, aumentará as chances do caso ser investigado pela polícia e de subsidiar um futuro processo judicial.

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O mais difícil a se fazer em situações como essa é seguir em frente, afinal, a maioria das pessoas ainda são honestas. Não deixe que uma má experiência como essa interfira no seu crescimento e no desenvolvimento do seu negócio.