As 10 principais dicas de gerenciamento de tempo para trabalhar melhor

Gerenciamento de tempo é sobre trabalhar de forma mais inteligente, em vez de trabalhar mais. Trata-se de estabelecer um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Algumas empresas – e até países inteiros – realmente levaram isso a sério e estão começando a introduzir semanas de trabalho mais curtas. A Islândia, por exemplo, testou uma semana de trabalho de quatro dias entre 2015 e 2019 e classificou esse teste como um sucesso. 

Os níveis de produtividade nas empresas envolvidas permaneceram os mesmos ou melhoraram – mostrando que a produtividade não é sobre quanto tempo você gasta trabalhando, mas como você gasta esse tempo. Hoje, 86% da força de trabalho da Islândia já está trabalhando menos horas (sem receber um corte salarial) ou terá o direito de fazer isso.

Se, como os sortudos islandeses, você administrar bem o seu tempo, poderá usufruir de vários benefícios, como:

• Eliminar (ou reduzir) a tendência à procrastinação.
• Sentir-se no controle da sua vida e diminuir os níveis de estresse – os islandeses envolvidos nos testes relataram que se sentiram menos estressados ​​e com menor risco de esgotamento.
• Cumprir seus prazos.
• Fortalecer sua reputação como uma pessoa que realiza o trabalho dentro do prazo e com alto padrão.
• Ter mais tempo para assuntos não relacionados ao trabalho.

O ponto é que o gerenciamento do tempo te ajuda a tirar o melhor proveito de sua vida profissional e também da vida. Aqui estão minhas dez principais dicas de gerenciamento de tempo e contra a procrastinação para melhorar seu dia de trabalho, que abordo com mais detalhes em meu novo livro “Future Skills: The 20 Skills And Competencies Everyone Needs To Succeed In A Digital World” (Habilidades do Futuro: As 20 habilidades e competências de que todos precisam para ter sucesso no mundo digital, em tradução livre).

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1. Faça os trabalhos mais importantes primeiro. As pessoas geralmente gostam de marcar primeiro a tarefa mais desagradável da lista, apenas para terminar logo. Outros gostam de realizar tarefas rápidas e fáceis primeiro, apenas para sentir que estão finalizando as coisas. Mas é muito melhor priorizar em ordem de importância, independentemente de ser difícil ou não.

2. Priorize seu tempo. Gosto de usar o método ABC para planejar meu dia e priorizar tarefas em ordem de importância. Uma tarefa “A” é meu item mais importante e obrigatório do dia (ou, se houver mais de uma tarefa A, eu as chamo de A1, A2 e assim por diante). As tarefas “B” são tarefas secundárias que são menos importantes que as tarefas A – você nunca passa para uma tarefa B enquanto ainda houver tarefas A na lista. E as tarefas C são aquelas que são legais de serem feitas, mas que não precisam ser feitas necessariamente naquele dia. Eu começo todas as manhãs com esse método (ou você pode fazer no final de cada dia para ficar pronto para o dia seguinte).

3. Defina um limite de tempo para cada tarefa. Depois de fazer minha lista de tarefas do dia, estabeleço limites de tempo para cada uma. Isso garante que eu não deixe que as tarefas tomem mais tempo do que realmente precisam, e mantém meu dia gerenciável porque sei o que posso fazer de forma realista.

4. Encontre suas horas produtivas. Pessoas produtivas não preenchem todas as horas do dia – elas sabem quando trabalham melhor e garantem que as coisas importantes sejam feitas durante essas horas. Siga esse exemplo e bloqueie suas horas mais produtivas (seja de manhã, no silêncio da noite ou em qualquer outro horário) para as tarefas mais importantes. Evite preencher esse tempo precioso com reuniões ou trabalhos menos importantes – que são mais adequados para outros momentos do dia.

5. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo. Ser multitarefas é ser inimigo da produtividade porque você pode acabar não fazendo nada direito. Dê toda a sua atenção a uma tarefa de cada vez e termine antes de passar para o próximo item.

6. Elimine as distrações. Adoro trabalhar em casa, mas reconheço que algumas pessoas acham isso uma distração. Desativar as notificações no telefone ou ativar o “modo não perturbe” quando precisar e definir limites para qualquer pessoa que compartilhe seu espaço podem ajudar bastante. Por exemplo: “Na próxima hora, eu realmente preciso abaixar a cabeça e me concentrar” ou “Quando a porta do meu escritório está fechada, significa não perturbe”. As mesmas dicas também se aplicam quando você está em um ambiente de escritório.

7. Aprenda a dizer não. Dizer não – educadamente, mas com firmeza – é uma arte, e se você conseguir dominá-la, terá muito mais controle do seu tempo. Muitas vezes, nem é o caso de dizer não, mas de definir expectativas para quando você pode fazer algo – por exemplo, dizendo algo como “não posso fazer isso até a próxima semana”.

8. Pese as consequências de fazer algo versus não fazer. Se você está realmente procrastinando, pergunte a si mesmo: “O que acontecerá se eu não fizer isso?” Se a resposta for “Quase nada”, então provavelmente isso não é tão importante. Mas se você sabe que podem haver sérias consequências se você adiar essa tarefa, isso pode dar o empurrão motivacional extra de que você precisa.

9. Entenda que às vezes – e só às vezes – a procrastinação pode ser uma coisa boa. O desejo de procrastinar pode estar te dizendo algo (por exemplo, que você está cansado e precisa de uma pausa). E às vezes, a mente só precisa de um pouco de tempo para vagar, imaginar e ser criativa – e isso também é uma coisa boa.

10. Finalmente, se você perceber que não quer fazer muitas das tarefas associadas à sua lista, talvez seja hora de mudar de emprego! Sério, pergunte a si mesmo se esse é realmente o trabalho certo para você, porque não é “normal” não gostar do seu trabalho ou se sentir constantemente desmotivado.

Leia mais sobre gerenciamento de tempo e outras habilidades essenciais em meu novo livro. Escrito para quem quer surfar na onda da transformação digital – em vez de ser afogado por ela – ele explora por que essas habilidades vitais para o futuro são importantes e como desenvolvê-las.

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