4 erros no home office que custam milhares de dólares às empresas

1. Usar muitas ferramentas online

“Minha empresa pesquisou e analisou as estruturas de centenas de organizações e percebi um tema comum: muitas permitem que suas diversas equipes comprem ferramentas diferentes para resolver problemas iguais ou semelhantes”, disse Ceccarelli. “Uma equipe pode comprar o Basecamp para rastrear tarefas, por exemplo, enquanto outra elege o Trello. Pagar pela sobreposição de produtos não é apenas um desperdício de recursos da empresa, mas também o tempo valioso de seus funcionários, no caso de equipes diferentes precisarem trabalhar juntas em um projeto.”

Em vez disso, mantenha as coisas simples, minimizando o número de ferramentas e processos que todas as suas equipes utilizarão. Escolha apenas uma ferramenta na organização para cada grupo de desafios: gerenciamento de tarefas, armazenamento de documentos, videochamadas etc.

2. Instituir reuniões obrigatórias

Quando você trabalha em um escritório, seu corpo tem a chance de estar em movimento. Você vai de sala em sala de conferência ou se levanta para conversar com colegas de trabalho. Quando você trabalha em casa, no entanto, seu corpo fica encolhido em sua cadeira por horas a fio. Além disso, seus olhos apenas olham para uma tela quadrada na sua frente. Esse espaço visual limitado deixa sua vista e sua mente cansados, especialmente quando se está em uma reunião de vídeo longa e não estruturada, que poderia facilmente ser um e-mail.

“O custo financeiro é grande para a sua empresa”, observa Ceccarelli. “Uma reunião de uma hora de toda a equipe com 400 pessoas custa à sua companhia a soma do salário por hora de todas essas pessoas. Quando você leva em consideração o cansaço mental que se acumula nos dias de cada um desses trabalhadores após a reunião, o custo é ainda maior.”

Para evitar esse erro, a recomendação é estabelecer uma nova regra de “nenhuma reunião é obrigatória”. “Antes de entrar em pânico sobre convocar reuniões que ninguém aparece, pense. A regra acabaria com as reuniões chatas e faria dos workshops emocionantes e bem projetados a nova norma. O número de reuniões para qual as pessoas realmente dão atenção provavelmente seria reduzido drasticamente. Elas começariam a comunicar informações de maneiras menos dispendiosas e mais eficazes, como e-mails, vídeos pré-gravados e postagens no blog.”

3. Não ser explícito sobre as expectativas

Se você não está acostumado a trabalhar remotamente, pode assumir que, ao ler uma mensagem, tem as informações suficientes nas mãos. Enquanto isso, o remetente da mensagem está esperando, confuso um sinal de recebimento de seu recado. Ele pode pensar que um e-mail deve ser respondido dentro de 24 horas, enquanto o destinatário pode acreditar que, desde que os e-mails sejam respondidos na mesma semana, tudo estará bem. Como resultado, os funcionários gastam mais tempo resolvendo conflitos e mal-entendidos do que sendo produtivos –e isso custa dinheiro à sua empresa.

“A solução é transformar suposições implícitas em acordos explícitos”, aconselha Ceccarelli. “Faça acordos de equipe sobre como se espera que cada ferramenta seja usada e verifique se todos estão na mesma página sobre qual é o tempo de resposta aceito em cada ferramenta. Por exemplo, você pode decidir que o Voxer deve ser usado para comunicação urgente e que as mensagens devem ser respondidas dentro de duas horas. Explique os processos cuidadosamente para que qualquer pessoa da equipe possa segui-los. Além disso, crie acordos sobre como as decisões são tomadas e explique as tarefas a serem executadas.”

4. Depender de conversas em tempo real

Quando as pessoas falam sobre comunicação e colaboração em um escritório, geralmente se referem a trocas de informações em tempo real, como reuniões e workshops. Porém, trocas valiosas de informações podem acontecer no seu próprio tempo ou por meio de interação assíncrona.

“Defendo as comunicações assíncronas porque elas capacitam seus funcionários a usar o tempo que acharem melhor”, diz Ceccarelli. “Se eles estiverem no meio de um projeto, poderão permanecer nesse estado de fluxo e produzir mais em vez de ir para uma reunião em vídeo ou responder a um email. Quanto mais você trata os funcionários como adultos responsáveis, mais motivados e produtivos eles serão e mais dinheiro sua empresa ganhará.”

Para fazer isso funcionar, use sua ferramenta de gerenciamento de tarefas não apenas para organização do trabalho, mas também para se comunicar com seus colegas de trabalho sobre cada item do serviço. Use textos de formato longo para transmitir ideias bem pensadas. O bate-papo e a reunião em tempo real devem ser reservados para momentos de emergência e tópicos inerentemente difíceis, como a resolução de conflitos pessoais. Deixe textos mais longos transmitirem ideias solidificadas e permita que os destinatários consumam informações no momento em que estiverem mais prontos para fazê-lo. Isso permitirá que todas as partes contribuam para o trabalho com deliberação, em vez de oferecer pensamentos e visões inacabadas que geralmente são trocadas em conversas em tempo real.”