7 tópicos que você nunca deve abordar em um e-mail

Nipitphon Na Chiangmai/Getty Images
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Conversas sobre repressões e recompensas são itens que devem ser evitados no e-mail de trabalho

Se há uma lição importante de comunicação que aprendemos com políticos e profissionais corporativos que acabam no tribunal é sobre o que não incluir em um e-mail. Lembre-se de todas as mensagens e e-mails que rolaram pelos noticiários e redes sociais.

Textos com comentários ofensivos que aparecem em equipamentos ou servidores da empresa tornam a organização e você pessoalmente responsáveis. A responsabilidade pessoal pelo uso indevido do e-mail envolve declarações falsas, calúnia, difamação, assédio e assim por diante.

Veja, na galeria de imagens, os tópicos que não devem ser abordados em um e-mail:

  • Problemas de desempenho

    Digamos que, ao negociar um aumento, você peça para assumir responsabilidades a mais para corrigir “problemas e ineficiências” em seu departamento. Mais tarde, imagine-se inesperadamente sendo chamado para uma reunião de alto escalão para explicar seus comentários “depreciativos” e “desleais” sobre a empresa em seu e-mail.

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  • Conversas sobre concorrentes

    Dizer a um cliente em potencial que, em vários estudos, o widget (elemento de interação) do concorrente mostrou “problema indevido no motor que pode encurtar a vida útil do produto” é melhor ser verdade e de conhecimento público. Mesmo declarações que impliquem inverdades podem levar você ao tribunal: “não testado”, “práticas trabalhistas injustas”, “com preços excessivos no mercado”, “resultaram de seus cortes durante o processo de fabricação”.

    Para que você não se pergunte como um concorrente poderia saber sobre esses comentários em e-mails excluídos, esteja ciente de que os escritórios de advocacia usam programas de software sofisticados para encontrar o que precisam quando querem estabelecer ou manipular responsabilidade em tribunal.

    O software existe para pesquisar e-mails por muito mais do que “palavras quentes” óbvias (responsabilidade fiscal, impostos, Comissão de Valores Mobiliários, lacunas). Eles podem pesquisar frases que sugiram que alguém está preocupado com um problema, como: “forçada a tirar uma licença ou a sair do conselho”, “preocupações sérias sobre isso”, “revidar”, “não posso deixar que ninguém fique sabendo disso”,“transmita todas as perguntas sobre isso diretamente para mim”,“Certifique-se de excluir este e-mail”, “E quanto à legalidade disso?”.

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  • O pensamento positivo pode deixar a rotina muito mais leve – e os objetivos muito mais próximos da realização

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  • Compensação

    A menos que sua organização tenha uma política transparente em relação a finanças, evite discutir salários, bônus, comissões, recompensas ou outros acordos financeiros especiais. Seja especulando ou confirmando tais questões, você está caminhando na areia movediça ao declarar isso em e-mails.

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  • Referências raciais ou de gênero

    Nem pense em colocar piadas, histórias ou frases relacionadas a essas questões em um e-mail!

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  • Repreensões

    Quando você, como supervisor, envia um e-mail para alguém sobre um pequeno incidente, o próprio ato de “colocá-lo por escrito” causa alarme. Eles tendem a ler, reler e remexer no e-mail, tentando ler nas entrelinhas. Quão sério é esse “aviso”? O próximo e-mail ou chamada significará demissão? A menos que você realmente pretenda que seu e-mail seja a documentação oficial de um aviso, você terá uma reação muito melhor ao falar sobre o assunto em vez de escrevê-lo.

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  • Competências de liderança

    Reclamar sobre a equipe de liderança pode ser algo constante em certas organizações:

    –– “Eles não estão nos ouvindo e nós somos as pessoas na linha de frente.”

    –– “A hipocrisia é cada vez mais forte quando se trata de corte de orçamento. Eu gostaria de ver um executivo sênior assumir alguma responsabilidade quando se trata de contratos perdidos. ”

    –– “O que não precisamos por aqui são mais iniciativas que apenas desperdiçam tempo quando poderíamos estar fazendo um trabalho de verdade.”

    Esses comentários geralmente chegam ao topo –quando alguém acidentalmente encaminha seu e-mail para um terceiro, que encontra a reclamação enterrada em alguma parte do e-mail.

    Fique atento: esteja legalmente em alerta em nossa sociedade litigiosa, onde perguntas e declarações inocentes e diretas podem ser mal interpretadas, distorcidas e tiradas do contexto.

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Problemas de desempenho

Digamos que, ao negociar um aumento, você peça para assumir responsabilidades a mais para corrigir “problemas e ineficiências” em seu departamento. Mais tarde, imagine-se inesperadamente sendo chamado para uma reunião de alto escalão para explicar seus comentários “depreciativos” e “desleais” sobre a empresa em seu e-mail.

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