No cenário econômico atual, empresas de todos os setores estão intensificando o foco na produtividade como um motor essencial para a lucratividade. Com margens cada vez menores e equipes mais enxutas, as companhias enfrentam uma pressão crescente para maximizar resultados enquanto minimizam custos. Essa busca deixou de ser apenas um objetivo empresarial e se tornou uma necessidade para sobrevivência e crescimento em um mercado global cada vez mais competitivo.
Na busca incessante pela produtividade, alguns aplicativos se tornaram ferramentas indispensáveis para profissionais e equipes. Soluções como o Trello e o Evernote foram projetadas para otimizar fluxos de trabalho, manter o foco em tarefas e garantir a conclusão de projetos.
Ao centralizar informações e integrar recursos como controle de tempo e criação de listas interativas, os aplicativos oferecem novas abordagens para gerenciar tanto a vida profissional quanto a pessoal e aumentar a produtividade.
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Confira, a seguir, 10 apps que podem te ajudar a otimizar o seu desempenho e impulsionar a sua carreira.
10 apps para aumentar a produtividade na vida e no trabalho
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Getty Images 1. Todoist
O Todoist é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que ajuda a acompanhar listas de afazeres e projetos em um só lugar. Ele permite criar tarefas e definir prazos, possibilitando o foco no que precisa ser feito. Você pode adicionar lembretes e até colaborar com outras pessoas, atribuindo tarefas aos membros da equipe.
O aplicativo está disponível em vários dispositivos e permite acesso às listas a qualquer hora e lugar. O Todoist também oferece diferentes visualizações, como uma lista simples ou um quadro Kanban — uma ferramenta de gestão visual que geralmente consiste em colunas representando diferentes estágios de um fluxo de trabalho (ex.: “Em Progresso” e “Concluído”).
O Todoist oferece um plano básico gratuito.
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Getty Images 2. Calendly
O Calendly é uma plataforma de automação de agendamento que simplifica o processo de marcar reuniões e compromissos. Ela conecta seus calendários e cria links personalizados que refletem sua disponibilidade.
Ao compartilhar esses links, os convidados podem escolher facilmente um horário conveniente para reuniões, eliminando a troca de mensagens para combinar horários. O Calendly verifica automaticamente conflitos na agenda, garantindo que não haja marcações duplas.
A plataforma suporta diferentes tipos de eventos, como reuniões individuais ou eventos em grupo, e integra-se a ferramentas populares de videoconferência, como Zoom e Microsoft Teams. Além disso, inclui recursos para lembretes, follow-ups e análises para melhorar a experiência de agendamento.
O app oferece um plano gratuito para necessidades básicas.
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Getty Images 3. Evernote
O Evernote é um aplicativo de anotações que ajuda os usuários a criar, gerenciar e armazenar notas digitais em diversos dispositivos. Ele permite capturar ideias, tarefas e informações de maneira estruturada, atuando como um arquivo digital para tudo, desde anotações simples até planos de projetos complexos. Os usuários podem adicionar mídia às suas notas, como imagens, gravações de áudio e links, e organizar o conteúdo em cadernos e tags para facilitar a busca.
Além disso, o Evernote possui um recurso chamado web clipper, que permite salvar artigos, páginas da web e PDFs diretamente no aplicativo para consulta posterior. Ele também inclui um scanner que digitaliza documentos físicos e cartões de visita.
Com opções de integração para aplicativos como Google Drive e Slack, o Evernote mantém todas as informações relevantes em um único lugar acessível.
O plano gratuito do Evernote oferece acesso às ferramentas avançadas, mas os usuários podem fazer upgrade para mais espaço de armazenamento, dispositivos e funcionalidades.
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Divulgação 4. Harvest
O Harvest é um aplicativo para controle de tempo e faturamento, projetado para ajudar empresas e freelancers a gerenciar seu tempo, despesas e projetos de forma eficiente. O app permite que os usuários acompanhem as horas trabalhadas por meio de uma interface simples, disponível em computadores e dispositivos móveis. É possível iniciar cronômetros para tarefas específicas ou registrar horas manualmente, o que garante a precisão no rastreamento do tempo faturável.
Além do controle de tempo, o Harvest oferece ferramentas para gestão de despesas e permite registrar custos e anexar recibos diretamente no aplicativo. Essa funcionalidade ajuda a manter registros financeiros claros para os projetos. O app também simplifica o faturamento, ao gerar automaticamente faturas com base no tempo e nas despesas registradas, o que permite que as empresas recebam pagamentos rapidamente por meio de integrações com plataformas como PayPal e Stripe.
A plataforma também oferece ferramentas de relatórios que fornecem insights sobre orçamentos de projetos, capacidade da equipe e produtividade geral. Com mais de 50 integrações com ferramentas populares como Asana, Trello e QuickBooks, o app se adapta facilmente aos fluxos de trabalho existentes.
O Harvest é gratuito para freelancers e profissionais autônomos.
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Divulgação 5. Asana
A Asana é uma plataforma web e móvel projetada para gerenciar tarefas, projetos e prazos. Com recursos como visualizações personalizáveis de tarefas, incluindo listas, calendários e quadros Kanban, a Asana ajuda as equipes a dividir o trabalho em partes gerenciáveis e garante que todos saibam suas responsabilidades.
A plataforma também inclui ferramentas de comunicação e permite que os membros da equipe comentem em tarefas, compartilhem arquivos e recebam atualizações sobre o status dos projetos. A Asana se integra com diversos outros aplicativos e possibilita fluxos de trabalho contínuos entre diferentes ferramentas. Além disso, oferece recursos de relatórios que fornecem insights sobre o desempenho da equipe e os cronogramas dos projetos.
O app é gratuito para indivíduos e pequenas equipes.
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Divulgação 6. Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento visual de projetos que ajuda indivíduos e equipes a organizar tarefas e projetos usando uma interface Kanban. Os usuários podem criar quadros para representar diferentes projetos, com listas e cartões para acompanhar tarefas, prazos e progresso. Cada cartão pode conter informações detalhadas, incluindo datas de vencimento, anexos e checklists, o que torna o gerenciamento de fluxos de trabalho complexos mais fácil.
A plataforma é projetada para colaboração e permite que os membros da equipe sejam designados a tarefas específicas, deixem comentários e recebam notificações sobre atualizações. O Trello também se integra com vários aplicativos, como Slack e Google Drive. Os usuários podem personalizar seus quadros com “Power-Ups”, que são recursos adicionais ou integrações que expandem as capacidades do aplicativo.
O Trello oferece um plano gratuito para até 10 quadros.
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Divulgação 7. Notion
O Notion é um aplicativo de workspace que combina ferramentas de anotações, gerenciamento de projetos e colaboração em uma única plataforma. Ele permite que os usuários capturem ideias, gerenciem tarefas e organizem informações em um ambiente altamente personalizável. Com recursos como páginas, bancos de dados e templates, o Notion possibilita que indivíduos e equipes criem fluxos de trabalho estruturados, adaptados às suas necessidades específicas. Os usuários podem visualizar seu trabalho em diferentes formatos, como listas, calendários e quadros Kanban.
Ele também permite que membros da equipe compartilhem documentos, deixem feedback e atribuam tarefas uns aos outros. A plataforma se integra com várias ferramentas externas, como Slack e Github. Além disso, as capacidades de IA do Notion auxiliam os usuários com respostas instantâneas e geração de conteúdo dentro do workspace.
O Notion oferece uma opção de plano gratuita.
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Divulgação 8. RescueTime
O RescueTime é um aplicativo de rastreamento de tempo automatizado projetado para ajudar os usuários a entender como gastam seu tempo em dispositivos digitais. Ele monitora o tempo gasto em diferentes aplicativos e sites sem a necessidade de entrada manual, fornecendo relatórios detalhados que revelam padrões de produtividade e possíveis distrações. Os usuários podem estabelecer metas para o uso do tempo, bloquear sites que distraem durante sessões de foco e registrar atividades offline para obter uma visão abrangente de suas rotinas diárias.
O aplicativo oferece alertas em tempo real para manter os usuários informados sobre seus níveis de produtividade e pode categorizar atividades para destacar áreas de melhoria. Compatível com várias plataformas, o RescueTime funciona tanto em desktops quanto em dispositivos móveis.
O RescueTime oferece planos a partir de US$ 6 (R$ 34), com versão de teste gratuita disponível.
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Divulgação 9. Basecamp
O Basecamp é uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos e colaboração, projetada para ajudar as equipes a organizar seu trabalho de maneira eficaz. Ele fornece uma plataforma centralizada onde os usuários podem gerenciar tarefas, se comunicar por meio de chats em grupo em tempo real, compartilhar arquivos e acompanhar os cronogramas dos projetos. Com recursos como listas de tarefas, quadros de mensagens para discussões e um painel de controle, o Basecamp simplifica a supervisão de projetos e apoia a colaboração em equipe.
Os usuários podem criar projetos que incluem diversas ferramentas, como agendas, armazenamento de arquivos e atribuição de tarefas. O app também permite check-ins regulares com os membros da equipe. A plataforma é acessível em vários dispositivos, incluindo navegadores da web e aplicativos móveis.
O Basecamp oferece planos a partir de US$ 38 (R$ 220), com uma versão de teste gratuita.
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Divulgação 10. Obsidian
O Obsidian é um aplicativo de anotações projetado para ajudar os usuários a criar e organizar notas interconectadas. Ele permite que as pessoas criem, vinculem e visualizem notas por meio de recursos como backlinks e um gráfico que ilustra as relações entre diferentes informações. Essa estrutura interconectada suporta várias aplicações, desde anotações pessoais até o gerenciamento de projetos complexos.
O aplicativo oferece um recurso de “canvas”, onde os usuários podem organizar visualmente suas notas e ideias. O Obsidian também suporta uma ampla gama de plugins desenvolvidos pela comunidade, permitindo que as pessoas personalizem sua experiência com funcionalidades adicionais, como gerenciamento de tarefas e visualizações de calendário. O app opera em um modelo “local-first”, o que significa que as notas são armazenadas no dispositivo do usuário em arquivos de texto simples, garantindo total controle e propriedade sobre os dados.
O Obsidian é gratuito para uso pessoal.
1. Todoist
O Todoist é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que ajuda a acompanhar listas de afazeres e projetos em um só lugar. Ele permite criar tarefas e definir prazos, possibilitando o foco no que precisa ser feito. Você pode adicionar lembretes e até colaborar com outras pessoas, atribuindo tarefas aos membros da equipe.
O aplicativo está disponível em vários dispositivos e permite acesso às listas a qualquer hora e lugar. O Todoist também oferece diferentes visualizações, como uma lista simples ou um quadro Kanban — uma ferramenta de gestão visual que geralmente consiste em colunas representando diferentes estágios de um fluxo de trabalho (ex.: “Em Progresso” e “Concluído”).
O Todoist oferece um plano básico gratuito.
