Os 4 tipos de e-mail que é melhor não responder

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Fique atento a mensagens sensíveis para evitar problemas futuros na carreira

A responsividade é certamente uma das regras de ouro do trabalho em equipe e do profissionalismo em geral no local de trabalho. Na verdade, responder prontamente a e-mails (de preferência entre 24 horas), mesmo que apenas para confirmar o recebimento de uma tarefa ou esclarecer que você não tem as informações solicitadas, é uma prática recomendada que todos deveriam adotar. Mas a verdade é que em certas situações não responder é, provavelmente, a melhor resposta.

Lembre-se de que o tempo é o seu ativo mais valioso, e que sua meta deve ser decidir como alocá-lo de maneira mais eficaz. Desperdiçar um minutos preciosos respondendo a esses quatro tipos de e-mail é uma armadilha que você deve evitar.

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Muitas pessoas caem no hábito atraente e perigoso de gastar tempo em cada mensagem sem fazer a pergunta crítica: “Este e-mail merece minha atenção?” Provavelmente, 75% de nós refletirão a respeito, mas pelo menos 25% vão ignorar esta pergunta e responderão prontamente a todos os tipos de e-mails. Fique atento a essas mensagens desgastantes.

Confira abaixo as quatro situações em que pode ser melhor não responder a um e-mail:

  • 1. E-mails contenciosos em grupo

    Você já foi incluído em um grupo de e-mail em que, a cada resposta, as mensagens ficam mais e mais complicadas e/ou tensas? Aprendi que, a menos que tenha algo realmente construtivo para contribuir, às vezes, é melhor guardar suas opiniões para você mesmo. Infelizmente, aprendi isso da maneira mais difícil depois de interferir no início de uma discussão em grupo e me arrepender das idas e vindas exasperantes e exaustivas dos membros. Às vezes, é melhor ser um observador, não um participante –principalmente se o assunto for delicado.

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  • 2. E-mails que o deixam com raiva

    Todos nós já passamos por uma situação em que disparamos um e-mail raivoso, enquanto ainda estávamos furiosos com um problema, e depois nos arrependemos. Invariavelmente, a vida nos ensina que enviar e-mails ou mensagens enquanto estamos com raiva raramente é uma boa ideia. Na verdade, as consequências podem ser trágicas, portanto, evite a tentação. Em vez disso, tente não enviar uma resposta até que suas emoções tenham se acalmado. Você deve dar um passeio, conversar com um amigo ou apenas dormir um pouco para refletir sobre isso, e só revisitar a mensagem no dia seguinte. Além disso, é importante lembrar que, se as tensões estiverem altas, pode ser melhor se afastar completamente do teclado e ter uma boa conversa à moda antiga. Caminhe pelo corredor ou faça uma videochamada com a pessoa em questão –um toque mais pessoal pode fazer maravilhas (e minimizar mal entendidos causados ​​por e-mail).

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  • 3. Informações sensíveis

    Lembre-se de que e-mails são, de fato, documentação, portanto, tenha cuidado ao responder por escrito sobre um problema que é de natureza sensível. Mas não ignore o remetente por completo. Apenas encontre uma maneira diferente de responder. Você pode, por exemplo, marcar uma conversa pessoalmente. Mas tenha cuidado ao documentar qualquer coisa que possa ser prematura ou que você não queira que se espalhe para não prejudicá-lo depois. Lembre-se também de que, ao clicar em enviar, você não tem mais controle sobre o e-mail. Já vi várias situações em que alguém ficou chocado ao descobrir que sua mensagem contendo informações confidenciais ou embaraçosas (destinadas apenas ao destinatário) inadvertidamente acabou sendo encaminhada a outras pessoas como parte de uma cadeia de e-mail mais longa. Simplesmente não vale a pena. Se você não quer que algo se torne público, não escreva em um e-mail.

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  • 4. Remetentes incômodos

    Vamos admitir, algumas pessoas não têm muita noção, e normalmente é melhor ignorar os e-mails delas. Podem ser pessoas que não o conhecem e estão entrando em contato de uma forma inapropriada ou podem estar tentando vender algo (não, não estou interessado em saber como você se aposentou mais cedo e agora está vendendo sei lá o quê). Preste atenção, alguns podem ser spam ou não solicitados, ou apenas pedidos de amizade muito ruins ou vírus. Lembre-se de que seu tempo é valioso e você não precisa dar sua atenção a ninguém que não agregue ao trabalho. Não caia na armadilha de enviar uma resposta por pena, pois isso provavelmente apenas sinalizará seu interesse e resultará em mais e-mails incômodos na sua caixa de entrada.

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1. E-mails contenciosos em grupo

Você já foi incluído em um grupo de e-mail em que, a cada resposta, as mensagens ficam mais e mais complicadas e/ou tensas? Aprendi que, a menos que tenha algo realmente construtivo para contribuir, às vezes, é melhor guardar suas opiniões para você mesmo. Infelizmente, aprendi isso da maneira mais difícil depois de interferir no início de uma discussão em grupo e me arrepender das idas e vindas exasperantes e exaustivas dos membros. Às vezes, é melhor ser um observador, não um participante –principalmente se o assunto for delicado.

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