Como evitar fazer reuniões que poderiam ser um e-mail

As reuniões online já fazem parte do dia a dia mesmo de quem voltou ao presencial. Até mesmo os departamentos que antes não tinham a necessidade de lidar com pessoas com tanta frequência tiveram que se adaptar, já que as reuniões online se tornaram uma forma de comunicação interna. Elencar as necessidades de cada setor, o tempo disponível e os temas abordados são passos importantes para ir direto ao ponto.

Se você é gestor de um time ou quer aprimorar a experiência dos colegas durante as reuniões, confira as dicas de Carolina Farah, head de consulting da Plooral, empresa de recrutamento em tecnologia.

Defina rotinas

O primeiro passo para um planejamento eficaz é definir a rotina dos encontros. Coloque na ponta do lápis a periodicidade das reuniões, o público-alvo (se as questões que vão ser tratadas vão ser direcionadas a toda a empresa ou a um departamento específico, por exemplo) e os assuntos. “É importante também definir a ordem dos assuntos e sua importância: os que precisam ser formalizados, os que não podem ser esquecidos, os que devem ser registrados para todo mundo”, diz Farah.

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Use os e-mails a seu favor

Se você acompanha páginas de memes, pode já ter se deparado com a expressão “reuniões que poderiam ser um e-mail”. A piada tem um fundamento: os e-mails podem ser usados como uma ferramenta importante para a organização das reuniões. “O e-mail é um bom canal de comunicação interna, principalmente quando a formalização de algum processo é necessária. O próprio meet, o zoom também podem ser utilizados pontualmente para trabalhar em conjunto”, diz. Além disso, o e-mail é uma boa ferramenta para confirmar horários e passar uma prévia do que será discutido, possibilitando que todos os convidados se organizem.

Programe o tempo disponível

Planejar o tempo assim que o convite é feito é um outro passo para que a reunião não saia dos pontos centrais. “É importante porque você vai deixar todo mundo preparado para aquele tempo da reunião. Você pode até já colocar os tópicos quando é uma reunião que tem muitos assuntos. Nesse caso, o ideal é elencá-los”, diz Farah. Esse passo do planejamento também facilita a rotina dos integrantes quanto à disponibilidade, evitando que compromissos sejam desmarcados, já que todos vão ter noção do período em que a reunião vai acontecer.

Prepare o material previamente

Quando as reuniões têm o objetivo de validar algum material, compartilhá-lo com a equipe previamente possibilita que todos já cheguem ao encontro com suas considerações. “O ideal é fazer o material e entregar um dia antes para que os convidados olhem antecipadamente. Se a reunião for feita só para que todos conheçam o material e nela passem suas visões, ela se alongará muito mais”, diz.