"Desculpe a demora em responder": como lidar com o excesso de e-mails

Os e-mails se tornaram uma parte fundamental de nossas vidas profissionais e pessoais. Tão onipresentes que é difícil imaginar um mundo onde eles não existem. E por isso mesmo podem sobrecarregar e afetar a produtividade e nossa saúde mental. Seja o grande volume de e-mails que recebemos diariamente ou a constante expectativa de resposta, há muitos motivos pelos quais verificar a caixa de entrada pode ser exaustivo.

O tempo gasto por causa do excesso de e-mails

Estima-se que uma pessoa verifica seus e-mails, em média, 15 vezes por dia e, em cada visita, perde de 15 a 25 minutos. Segundo essa projeção, a pessoa gasta cerca de metade de um dia de trabalho de oito horas olhando a sua caixa de entrada. Ainda preveem que uma pessoa envia e recebe mais de 120 e-mails por dia, com essa quantidade aumentando cerca de 4% ao ano.

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Como resultado, o fluxo interminável de mensagens pode se tornar monótono e demorado. Além disso, cada vez mais espera-se uma resposta rápida por causa do aumento de tempo que as pessoas usam dispositivos eletrônicos com acesso ao e-mail. Em um contexto profissional, é comum esperar que uma pessoa responda a um e-mail nas próximas 24 horas. Mas, na realidade, sabemos que a maioria espera uma resposta bem mais rápida do que isso.

Infelizmente, isso não só nos prende aos eletrônicos como também se insere nas nossas noites e nos fins de semana, não dando tempo para nos afastarmos mental ou emocionalmente do trabalho. Essas expectativas de conectividade são uma das principais culpadas da ansiedade gerada por mensagens e e-mails. Embora possa ser desafiador, é importante que todos estabeleçam limites consigo mesmos e com aqueles que convivem no trabalho em relação às expectativas e ao momento de resposta a e-mails.

A procrastinação é o medo do fracasso

Grande parte de uma relação comunicacional é não-verbal. Voz, entonação, linguagem corporal e expressão facial são importantes nesse processo. Portanto, quando somos forçados a transmitir ideias importantes ou que dependem de um contexto específico, pode ser difícil colocar esses elementos não verbais em uma mensagem digitada. Consequentemente, nos preocupamos excessivamente em conseguir dar uma intencionalidade exata por meio texto, tom e tamanho da mensagem.

Além disso, a tarefa de responder e-mails pode ser adiada devido à nossa percepção de dificuldade de montar a mensagem ou à expectativa de precisar de tempo ininterrupto para nos concentrarmos em respondê-los. Isso leva a um aumento de expectativas para a resposta e um maior acúmulo de e-mails que levam, infelizmente, a um aumento da ansiedade. 

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Procrastinar por causa disso é comum e está enraizado em algo mais profundo: o medo. Medo de errar, medo da lista de tarefas ou algum outro tipo de medo que esteja causando paralisia. Os psicólogos recomendam dar um passo atrás e identificar seu medo, depois respirar profundamente para se acalmar e focar no que deve ser executado. O próximo passo é encontrar uma maneira de dividir a tarefa complexa em partes mais simples.

A carga mental do excesso de e-mails

A comunicação por e-mail requer esforço mental não apenas para processar as informações que chegam, mas também para redigir respostas e organizar pensamentos. Quando é preciso lidar com vários e-mails ao mesmo tempo, isso pode levar a uma sobrecarga cognitiva. É aí que surge a sensação de estar fadigado. A dificuldade para tomar decisões também é responsável pelo nível de estresse do nosso cérebro ao enviar e-mails. Quanto mais decisões temos que tomar para completar uma tarefa, especialmente quando envolvem temas importantes, mais exaustos ficamos mentalmente.

Para muitos, a solução, pelo menos a curto prazo, é evitar completamente o culpado – neste caso, a caixa de entrada. O comportamento de evitar o que preocupa é normal quando alguém se sente esgotado. Mas isso inevitavelmente leva a uma caixa de entrada mais cheia e a uma lista de tarefas mais longa, aumentando a sua ansiedade.

Organização ajuda a responder e-mails

Felizmente, sabemos que a desordem e a ansiedade estão ligadas. Assim, uma solução para ajudar na carga cognitiva é a organização para simplificar sua caixa de entrada e rotina de e-mail. É preciso um esforço maior no começo, mas há muitos truques e ferramentas que podem ajudar a gerenciar sua caixa de entrada. Isso inclui comandos simples, como as funções de silenciar notificações quando você está ocupado e o bloqueio da conta de e-mail para aqueles que não conseguem lutar contra a vontade de verificar a caixa de entrada fora do horário comercial. Há também muitas ferramentas de IA projetadas para melhorar sua redação e as mensagens com base na sua intenção e no destinatário delas.

Embora o e-mail possa gerar sobrecarga e a procrastinação seja uma luta para muitos, existem maneiras de superar esses desafios. O mais importante é lembrar-se de que suas saúdes mental e emocional são importantes. Se um e-mail precisar esperar, ele poderá esperar. Mas, se você sabe o que precisa fazer para respondê-los de uma vez, dê um passo atrás, respire fundo e pense sobre qual é realmente o problema em questão. A partir daí, você pode fazer um plano para concluir a tarefa em quantas pequenas etapas forem necessárias.

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* Nicole F. Roberts é colaboradora da Forbes USA. Ela é fundadora da “Health & Human Rights Strategies”, uma consultoria em direitos humanos e saúde norte-americana.

(Traduzido por Gabriela Guido)