Como eliminar as distrações que atrapalham o seu dia

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Reprodução/Forbes

Quando se trata de produtividade, o segredo é controlar a atenção

Resumo:

Embora a maioria das pessoas pensem que precisam de mais tempo para realizar suas tarefas diárias, quando se trata de produtividade, a questão crucial é a atenção.
Maura Thomas, coach premiada de equilíbrio entre vida profissional e produtividade, compartilha dicas práticas sobre como evitar que as distrações inviabilizem aspirações e deveres;
Para driblar a tentação da tecnologia e treinar o controle da atenção, por exemplo, a sugestão é desligar notificações e colocar os dispositivos no modo “não perturbe” ou silencioso.

Todo mundo ocasionalmente (ou com frequência) deseja ter mais tempo. Mas, se você realmente está concentrado em obter mais produtividade pessoal, o tempo não é a questão mais crítica, e sim a atenção.

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É o que diz Maura Thomas. Ela é uma coach premiada de equilíbrio entre vida profissional e produtividade e também autora do livro “Attention Management” (“Gestão da Atenção”, em tradução livre), um livro que oferece dicas práticas (e às vezes surpreendentes) sobre como evitar que as distrações inviabilizem suas aspirações e intenções.

O foco de Maura é muito mais do que apenas verificar os deveres de uma lista de tarefas. Ela se centra principalmente em escolher deliberadamente os aspectos com os quais você lida. Trata-se de controlar tecnologia, ambiente, comportamentos e pensamentos.

Parece intrigante? Veja essa conversa.

Forbes: A pesquisa que você cita mostra que distração é o que suga a energia de tantas pessoas e que a solução é o gerenciamento da atenção. Então, por que ainda há tanta ênfase (equivocada) na administração do tempo?

Maura Thomas: Eu acho que é porque, quando somos jovens, não temos muita flexibilidade de escolha sobre o tempo, nossas vidas são muito organizadas por horários. Nossos pais nos dizem a que horas acordar e ir para a cama, a escola começa e termina em um determinado momento, os trabalhos e as lições de casa também seguem essa linha. Esse padrão continua na faculdade e nos primeiros empregos fora do ambiente acadêmico.

Portanto, o gerenciamento de nossas vidas fundamentado no tempo faz todo o sentido. Usar um calendário e um relógio (a base do “gerenciamento de tempo”) é útil para aquilo que tem uma forte relação com o tempo, ou seja, que acontece em uma data específica, como um evento na escola, ou em dias e horários específicos, como os estágios.

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Começamos a confiar em nosso calendário para nos dizer o que fazer e onde estar, porque muito do que acontece em nossa vida tem uma forte relação com a época em que éramos jovens. O problema à medida que envelhecemos é duplo. Primeiro, temos mais autonomia, isto é, mais flexibilidade de escolha quando fazemos as coisas. Além disso, existem muito mais responsabilidades que se relacionam pouco com o tempo, o que significa que elas não têm data de término nem hora específica do dia em que precisam ser executadas, como marcar uma consulta com o dentista ou revisar um contrato. Ou então, elas têm um prazo, mas, por serem em algum momento no futuro, qualquer período antes ou incluindo essa data de conclusão é aceitável, como a tarefa de organizar os pagamentos.

F: E nós nos tornamos viciados em calendário.

MT: Sim, mas como nos tornamos dependentes do nosso calendário (a fim de gerenciar o tempo), começamos arbitrariamente a “marcar compromissos conosco” para todos os itens que têm uma relação fraca com o tempo. E isso não funciona porque a primeira pessoa com a qual marcamos o evento é sempre nós mesmos, de modo a exigir que passemos algum tempo “arrastando” tarefas de um “compromisso” para outro, pois falhamos em mantê-las conosco.

Uma segunda razão pela qual essas práticas de “gerenciamento do tempo” estão falhando agora, mais ainda do que no passado, é porque somos cada vez mais bombardeados por distrações que nos atrapalham em nossos planos. De fato, a distração -não o tempo- é o nosso maior problema no mundo acelerado, sempre ativo e rico em tecnologia do século 21. Portanto, se o problema é a desatenção, “gerenciar o tempo” não resolve o problema. Logo, a solução é controlar a atenção.

F: Você salienta que muitos de nós estamos presos a um paradoxo da produtividade: precisamos de ferramentas como mensagens de texto e e-mail para realizar nossos tarefas, mas o uso intenso delas prejudica o trabalho. Qual é a chave para escapar deste ciclo?

MT: A tecnologia é necessária para todos nós, e especialmente aos profissionais muito ocupados. No entanto, não conseguimos controlar este meio facilitador. Em vez disso, deixamos que ele nos controle.

Quando seu dispositivo está sempre ligado, e você para o que está fazendo em resposta a todas as notificações recebidas, nunca obtém o tempo silencioso e ininterrupto necessário para entrar no “fluxo” -aquele estado imersivo e altamente focado em que ambos (você e o equipamento tecnológico) realizam suas funções da melhor forma e há mais satisfação quanto ao trabalho.

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Outro problema insidioso das constantes interrupções da tecnologia é que, quando nossa atenção é desviada a cada poucos minutos, a distração se torna um hábito, que é reforçado cada vez mais nesses curtos intervalos. Assim, mesmo quando não há distração, somos distraídos pela expectativa do seu aparecimento e até pela sua necessidade, de modo que nossa atenção e paciência diminuem. Assim, nós não apenas perdemos o desejo de nos dedicar a trabalhos desafiadores por longos períodos, mas também a capacidade. Todavia, justamente a realização desse trabalho significativo é o que nos faz sentir satisfeitos no final do dia.

F: Qual é a chave para superar esse “paradoxo da produtividade” que pode nos agarrar com tanta força?

MT: Precisamos recuperar o controle sobre nossa atenção. Podemos iniciar ao restringir mais fortemente a tecnologia, por meio do desligamento das notificações e ativação dos dispositivos nos modos “não perturbe” ou silencioso. Trabalhar “offline” e focar em uma única tarefa com mais frequência possível é outra técnica. Somente quando assumimos o controle de nossa tecnologia podemos acabar com o hábito danoso de precisar constantemente de uma distração.

F: Como o gerenciamento da atenção ajuda uma pessoa a ser menos reativa e distraída e se tornar mais focada e atenta?

MT: O gerenciamento da atenção é uma coleção de comportamentos. A prática dessas ações oferece a capacidade de inverter e ativar os estados “reativo e distraído” “focado e atento”, “sonhando acordado” ou “no fluxo”, que produzirão os melhores resultados para você no momento.

Às vezes, precisamos ser “reativos e distraídos” -desviando nossa atenção a cada poucos minutos para responder a solicitações recebidas (por exemplo ao se deparar com seus funcionários formando uma fila gigante trazendo problemas e perguntas que querem discutir com você.) Contudo, se além de ajudar seus colegas, seu trabalho também exige criatividade, discernimento, análise, construção de relacionamento e outros tipos de “tarefas de conhecimento”, é necessário ainda envolver outros comportamentos e estados cerebrais, visto que “reativo e distraído” não produzirá os melhores resultados quando essas atitudes reflexivas forem requisitadas.

Ao gerenciar sua atenção, você escolhe seu estado dependendo do que precisa fazer no momento. Se for necessário estar focado e atento, elimine as distrações para encontrar seu fluxo. Cabe a você escolher no que focar e não permitir que outras pessoas e a tecnologia o interrompam e o distraiam constantemente.

Muitas vezes, nossas distrações vêm de maus hábitos, como olhar para um e-mail assim que ouvimos o som da notificação. O treinamento para gerenciar a atenção ajuda a substituir esses comportamentos negativos por outros novos e mais produtivos, que contribuem a fim de libertar sua genialidade.