Gerenciar projetos complexos do início ao fim exige pensamento estratégico, criatividade, clareza de propósito, organização e excelentes habilidades de gestão de pessoas.
Ferramentas de IA generativa, como o ChatGPT, podem te ajudar a desenvolver e otimizar os processos necessários para levar seus projetos até a conclusão, no prazo e dentro do orçamento.
Mas, como em todas as áreas da vida, para obter as respostas certas, é preciso fazer as perguntas certas.
Comandos claros, detalhados e bem estruturados fazem a diferença entre receber respostas genéricas e inúteis e obter uma ajuda personalizada e perspicaz da IA.
A seguir, estão sete prompts desenvolvidos para lidar com tarefas da gestão de projetos:
1. Este é um comando bem simples para transformar o ChatGPT (ou outro chatbot) em um assistente de gerenciamento de projetos personalizado:
“Aja como um consultor de negócios e estrategista especializado e me ajude a concluir meu projeto empresarial. Vou te passar detalhes do que já fiz e manter você atualizado sobre o progresso. Você acompanha tarefas e atividades, me fornece planos de ação quando necessário e descreve os próximos passos que devo seguir sempre que solicitado.”
2. Faça um resumo para que as partes interessadas compreendam rapidamente o projeto e seus objetivos:
“Por favor, me ajude a elaborar um resumo do projeto. Faça perguntas, uma de cada vez, até ter as informações necessárias para redigir um documento com uma visão geral, objetivos, escopo, principais partes interessadas, entregas principais, exigências de relatórios, orçamento e cronograma. Estruture o documento de forma atrativa e clara, destacando os benefícios que o projeto irá gerar.”
3. Dividir as tarefas em partes menores é sempre uma boa ideia. Veja como usar a IA para fazer isso de forma eficiente.
“Divida minha tarefa de [insira aqui a tarefa] em três níveis hierárquicos: 1. Itens principais de trabalho, 2. Suas subtarefas, 3. As ações específicas que as pessoas executarão. Numere cada ação no formato 1.2.3. Para cada ação do nível mais baixo, forneça uma estimativa de duração em dias úteis, liste dependências ou obstáculos externos, indique o resultado que ela produzirá e inclua um plano de ação em uma frase, nomeando o papel responsável, quando ocorre em relação ao início do projeto e como o sucesso será medido. Retorne os resultados como texto simples nesta ordem: primeiro, o esboço numerado; depois, um parágrafo compacto com detalhes de cada ação do nível mais baixo; e uma lista com marcadores dos principais riscos associados a cada ação.”
4. Em vez de perder tempo tentando estruturar seu quadro de gestão de projetos, deixe a IA fazer isso por você:
“Aja como um gerente de projetos experiente na área de [sua indústria]. Nosso projeto é [seu projeto]. Por favor, crie um modelo de quadro Kanban que inclua espaço para acompanhar todas as informações relevantes que precisamos para planejar e avaliar nosso progresso. Apresente o modelo do quadro em formato de tabela, fácil de ler. Em seguida, pergunte se são necessárias alterações ou se mais campos devem ser adicionados ao modelo.”
5. Este comando cria um e-mail personalizado para pessoas ou grupos interessados no projeto, mantendo-os informados sobre decisões estratégicas e desenvolvimentos:
“Redija uma carta direcionada a um público de [insira os stakeholders] explicando o impacto de [decisão/desenvolvimento]. Foque em comunicar o quê, por quê e quando, com um tom positivo e profissional.”
6. Envie os dados do seu sistema de gerenciamento de projetos (por exemplo, Jira) para o ChatGPT como um arquivo CSV (sem compartilhar informações confidenciais ou que violem políticas da organização).
“Usando os dados exportados do projeto anexado, escreva um relatório em linguagem simples, em formato Markdown, com as seguintes seções: 1. Métricas de Destaque, 2. Narrativa (aprox. 150 palavras explicando o que aconteceu e por quê), 3. Principais Causas-Raiz (três impedimentos numerados com explicações curtas), 4. Lições e Ações para o Próximo Sprint (em tópicos). Crie também um esboço de apresentação, com um título que comunique a mensagem principal e três pontos-chave. Comunique a narrativa com linguagem concisa e clara, formatada para facilitar a leitura (por exemplo, negrito para os rótulos das métricas).”
7. Redija comunicações personalizadas de forma instantânea para qualquer pessoa interessada no andamento do projeto.
“Escreva um e-mail conciso para [nome ou função do stakeholder] sobre [tema da atualização]. Comece com uma frase que diga claramente o propósito, em seguida apresente os fatos principais (o quê, por quê, como, onde, quando, quem), destaque um ou dois benefícios ou impactos diretos para esse stakeholder, quando for o caso, e finalize convidando-o a entrar em contato diretamente comigo para esclarecimentos ou mais informações. Use um tom direto e profissional, linguagem simples e formate o texto como um e-mail pronto para copiar, colar e enviar.”
