Dr. Nadine Katz frequenta inúmeras reuniões. Onze anos atrás, ela, que é vice-presidente do Centro Médico Montefiore e Diretora Médica do Einstein de Montefiore, decidiu que ia tentar descobrir como fazer essas reuniões intermináveis se tornarem mais eficientes e agradáveis.
A primeira dica para conduzir uma boa reunião é: se prepare. Além de analisar o assunto e os participantes, analise também o espaço físico onde a reunião acontecerá como a temperatura da sala e se há uma luz com lâmpada fluorescente. Pequenos detalhes como estes podem ajudar a fazer os participantes se sentirem bem-vindos e mais animados para dar ideias e colaborar.
Além disso, é importante também expor o que ela chama de “normas,” códigos de conduta de reunião, no início, especialmente quando um grupo vai realizar uma série de encontros.
Sobre ser prolixo e não conseguir resumir seus pontos, Katz aconselha que se espere até que eles respirem. Pergunte algo como: “você trouxe algumas questões importantes. Eu gostaria de perguntar ao grupo se gostaria de continuar com o ponto de agora, ou colocá-lo no topo da agenda para a próxima reunião.”. Dessa forma, a pessoa que está falando sente que foi ouvida.
