A arma secreta para gerenciar o tempo e produzir mais

Empresas e pessoas estão adotando a comunicação assíncrona para assumir o controle de suas rotinas, produzir mais e evitar compromissos que atrapalham o trabalho.

Jodie Cook
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Grinvalds/Getty Images
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Uma nova forma de comunicação que ajuda a melhorar a gestão do tempo ganha espaço no mundo corporativo

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A comunicação síncrona depende da disponibilidade de duas pessoas exatamente ao mesmo tempo. Em reuniões, telefone ou chamadas de Zoom, as partes precisam estar presentes, seja de forma remota ou virtual. Mas essa interação nem sempre é necessária. Por isso uma nova forma de comunicação vem ganhando espaço no mundo corporativo.

A comunicação assíncrona

Empresas e pessoas estão adotando a comunicação assíncrona para assumir o controle de suas rotinas, produzir mais e evitar compromissos que atrapalham o trabalho. E-mails, mensagens em apps de colaboração ou áudios: qualquer forma de comunicação que não ocorra em tempo real.

Reduzir os contatos em tempo real significa menos urgências no dia a dia, menos distrações e menos interrupções para produzir e criar. Quem aí se lembra de como era a vida antes das notificações e do tempo em que não precisávamos responder tudo na hora? Alguns dos maiores empreendedores, artistas e inventores se trancaram por longos períodos de tempo, buscando a solidão e o espaço para ter um pensamento ininterrupto.

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Benefícios da comunicação assíncrona

Especialmente para empresas com uma força de trabalho global, o trabalho assíncrono não exige o alinhamento de agendas ou solicitações para entrar em uma chamada. Os profissionais podem trabalhar em seu próprio ritmo e de acordo com seus padrões, além de gerenciar melhor as discrepâncias de fuso horário.
Fazer da comunicação assíncrona a norma significa que o trabalho estará sempre nos seus termos. Saber que nenhuma mensagem exigirá uma resposta imediata abre caminho para períodos ininterruptos de fluxo.

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Não precisar esperar até que alguém esteja disponível para falar significa que os projetos podem progredir e os desafios podem ser resolvidos sem a necessidade de chamadas de Zoom. Separar um tempo, encontrar um lugar tranquilo e se preparar para uma conversa não precisam acontecer para assuntos cotidianos.

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Se você tem horários reservados em sua agenda, como janelas, caso surja um problema que precise ser resolvido urgentemente, nada precisa ser cancelado. A resposta simplesmente chega mais tarde. Cancelamentos de última hora são uma grande frustração para profissionais que podem ter planejado seu dia em torno daquele compromisso.

Mudança de cultura

Nas empresas atuais, é normal enviar links de calendário que facilitam a reserva direta na agenda de alguém. Celulares ajudam a fazer perguntas que poderiam ter sido respondidas com um Google rápido. Em outras palavras, a tecnologia rouba tempo e desvia a atenção que poderia ser usada na criação, produção e crescimento de uma empresa.

A cultura de estar “sempre ativo” virou algo tão normal que nem é mais questionada. Se alguém recusa participar de uma reunião e pede um resumo do que foi dito por e-mail depois, acaba sendo mal-visto. Os compradores de empresas muitas vezes pedem uma demonstração pessoal e se sentem “enganados” ao assistir a um vídeo que faz exatamente o mesmo serviço. Queremos muito do tempo de outras pessoas e doamos muito o nosso. Não precisa ser assim.

Embora haja espaço para a comunicação síncrona, que também traz benefícios, é provável que, no geral, ela esteja atrapalhando mais do que agregando.

Como tornar o assíncrono a norma

Faça uso da comunicação assíncrona sendo menos disponível e dizendo ‘não’ mais vezes a reuniões e agendamentos, a menos que eles sejam absolutamente necessários. Não atenda o telefone quando ele tocar e treine seus colegas para não precisarem de uma resposta imediata. Guarde sua agenda e faça mais perguntas antes de deixar alguém reservar um horário nela. Pergunte o objetivo da reunião e o horário de início e término. Talvez você descubra que essa reunião poderia ser feita por e-mail. Se o espaço em branco no seu calendário parecer assustador, bloqueie todos os dias com “trabalho real” como título.

Mudar da comunicação síncrona para a assíncrona não requer apenas uma mudança de cultura, requer um enorme nível de confiança e depende de os indivíduos não sucumbirem à procrastinação. Autodisciplina, autoconsciência, propósito e nenhuma expectativa de ter que entrar em uma chamada vão garantir que os membros da equipe e as organizações floresçam.

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