10 conselhos para gerenciar pessoas remotamente

1. Aprenda, aceite e respeite a cultura

Muitas vezes, partimos do princípio que as pessoas com quem trabalhamos não são iguais a nós. Elas podem dizer “não” de uma forma diferente da nossa. Podem ter uma relação entre vida profissional e pessoal distinta da que temos. O que elas consideram ser respeitoso ou desrespeitoso pode ser completamente diferente do que é para nós. A hierarquia também pode ser tratada de outra maneira. Mergulhe na cultura, seja fisicamente ou, no mínimo, por meio de pesquisas e conversas rebuscadas. Aprenda, pelo menos, como a equipe diz “não”. Você descobrirá que há uma grande variedade de possibilidades.

2. Faça visitas pessoais e sinceras

No livro “The Like Switch” (sem tradução para o português), o ex-agente do FBI Jack Schafer compartilha que a fórmula da amizade é uma soma de proximidade, frequência, duração e intensidade. Na primeira visita, compense a falta de proximidade com uma vistoria de alta intensidade e alta duração. A probabilidade de estabelecer uma “amizade” é aumentada quando você elabora mini-projetos ou desafios compartilhados para assumir em conjunto.

3. Faça visitas presenciais proporcionais ao tempo remoto

Uma vez estabelecido o relacionamento, continue a se conectar pessoalmente em um tempo proporcional ao regime remoto. Por exemplo, se você estiver trabalhando na Costa Oeste dos Estados Unidos e sua equipe estiver em Nova York, realizar visitas trimestrais é uma ótima maneira de manter a confiança e a conexão pessoal. Se sua equipe está na Argentina, no entanto, uma viagem anual para visitá-los é um equilíbrio saudável entre ser econômico e, ao mesmo tempo, sensível ao relacionamento.

4. Estabeleça uma cultura de câmeras

Não há como negar que a linguagem corporal é um fator significativo na comunicação, e muita coisa pode ser mal interpretada sem esse elemento. Por isso, é essencial se comunicar por meio de câmeras e aprender a ler micro expressões, que muitas vezes transmitem informações críticas que nem as palavras conseguem.

5. Tenha uma estratégia de conexão tolerante a falhas

Nada é pior do que estar no calor de uma conversa de alta emoção e de alto risco quando a internet acaba. Se isso acontecer, garanta que a equipe remota tenha uma conexão alternativa, mesmo que seja necessário pagar um valor adicional.

6. Considere o fuso horário quando ligar ou enviar mensagens aos funcionários

Se você precisar que seus funcionários remotos estejam disponíveis para emergências, é importante não abusar desse privilégio. Se não for um assunto urgente, verifique o relógio e, se estiver fora do horário de expediente da equipe remota, envie apenas um e-mail. Este item costuma ser esquecido, mas pode esgotar rapidamente seus funcionários.

7. Crie uma lista de comunicações para ser eficiente e evitar muitas interrupções

Em vez de interromper todos em sua equipe sempre que tiver uma pergunta, opte por conversas privadas. Para qualquer coisa que não seja urgente, faça uma lista para cada funcionário e anote os itens a serem discutidos à medida que forem surgindo. Essa é uma ótima maneira de garantir que sua equipe remota seja eficiente, já que interrupções podem custar 23 minutos de trabalho.

8. Aproveite o tempo para elaborar um pensamento estratégico e profundo

Trabalhar em casa ou em um escritório menor pode ser um grande benefício para a produtividade. Identifique os melhores horários de acordo com o fuso e incentive as pessoas a passarem as últimas horas do expediente – ou as primeiras da manhã – sendo produtivas, antes ou depois das reuniões do dia.

9. Estabeleça um ou mais contatos confiáveis no escritório

Mesmo quando acreditar que realmente estabeleceu um elo com a equipe, é mais seguro assumir que não. Por isso, é fundamental ter pelo menos uma pessoa que não tenha medo de lhe dizer a verdade. Essa pessoa também pode ter a confiança de colegas funcionários e revelar questões que, de outra forma, não chegariam até você. A segurança psicológica é, indiscutivelmente, a mais importante dinâmica para o sucesso, e não ter pelo menos uma pessoa responsável por isso pode colocar sua preservação em risco.

10. Esteja disponível e participe de reuniões opcionais

Não é possível ter um “bate-papo de bebedouro” com seus funcionários remotos da mesma forma que faria com aqueles que trabalham no mesmo escritório. Logo, à distância existe um enorme risco de informações serem distorcidas. No vácuo do silêncio, criamos nossas próprias histórias e boatos, por isso é importante reservar um tempo para participar de reuniões opcionais.

Conclusão

É importante se comunicar com a sua equipe para refletir sobre o que pode ser melhorado. Algumas culturas não permitem uma verdadeira comunicação aberta e, portanto, ter veículos de comunicação anônimos é essencial para garantir que as pessoas apresentem desafios e problemas. Se mantiver o clima tranquilo por meio de técnicas como essas, é bem possível que o gerenciamento remoto seja uma vantagem estratégica para sua empresa, em vez de uma desvantagem.