Trabalhar com eventos é lidar, o tempo inteiro, com duas realidades acontecendo ao mesmo tempo: a que você planejou nos mínimos detalhes, meses antes, e a que efetivamente acontece, ao vivo, no momento em que o público chega.
Nem sempre essas duas realidades se encontram, e é justamente nesse intervalo que mora o maior aprendizado desse trabalho. Depois de tantos anos nesse mercado, separei algumas lições que carrego para qualquer projeto:
1 – Imprevisto não é exceção, é regra
Planejamento reduz risco, mas nunca elimina o imprevisto — quem trabalha com eventos sabe que o dia real nunca é idêntico ao dia no papel, e é melhor entrar já sabendo disso do que se surpreender toda vez.
2 – Tenha sempre um plano B pronto, não só na cabeça
Nesse Rock in Rio, choveu quase todos os dias e, em alguns momentos, uma chuva forte, fora do padrão do inverno carioca. Isso gerou problemas espalhados pela Cidade do Rock inteira, e cada equipe precisou lidar com as próprias questões à medida que elas apareciam, sem esperar por uma solução centralizada.
3 – Decisão rápida vale mais que decisão perfeita
No calor do evento, não existe tempo para reunião de alinhamento. Quem trabalha nesse ritmo precisa confiar no próprio julgamento e decidir com a informação que tem, mesmo que incompleta.
4 – Comunicação transparente com o time é o que sustenta a resposta rápida
Ninguém resolve imprevisto sozinho. A velocidade de reação de uma equipe depende de as pessoas se sentirem à vontade pra avisar quando algo deu errado, sem medo de represália.
5 – O aprendizado só existe se você parar para olhar depois
Todo imprevisto resolvido é também um material valioso para o próximo evento, mas só se alguém tirar um tempo, depois da poeira baixar, para entender o que aconteceu e por quê.
No fim, a lição que fica é sempre a mesma: controle absoluto é ilusão. O que a gente pode de fato desenvolver é a capacidade de se adaptar rápido, manter a calma quando tudo ao redor pede pressa, e transformar o imprevisto em parte da história e não em motivo para ela não acontecer.
*Juliana Ferraz é sócia da Holding Clube e tem quase 30 anos de carreira no universo da comunicação e eventos no Brasil.
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