Como planejar sua semana de trabalho em 4 passos

Quantas vezes isso acontece? Você chega ao trabalho na segunda-feira de manhã ansioso para escrever o relatório que o chefe solicitou, mas, quando são 10h15, já conta 30 minutos perdidos na tentativa de levantar uma informação difícil para um colega e agora precisa fazer uma ligação que alguém pediu. De repente, as duas horas reservadas para o relatório se vão e você está longe de cumprir seu objetivo.

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“Os profissionais são reativos durante todo o expediente”, diz Tracey Gritz, especialista em produtividade e proprietária do The Efficient Office. “Eles deixam que o dia gere as demandas, em vez de deliberar e agir de forma pró-ativa.” Como resultado, muitos tentam encaixar suas funções mais importantes nos momentos livres do começo ou do final do dia, mas, diz Tracey, deixar de priorizar as tarefas principais traz resultados ruins.

Para ter um maior controle da sua semana de trabalho, Tracey recomenda gastar meia-hora, a cada tarde de sexta-feira, com planejamento. No início, serão os 30 minutos mais difíceis do expediente, avisa Tracey, até decidir as prioridades. Depois, você pode chegar a fazer esse planejamento em cinco ou dez minutos.

Veja, na galeria de imagens a seguir, quatro etapas para planejar sua semana de forma produtiva:

  • 1. Reveja sua semana atual

    Todas as tardes de sexta, olhe para a semana que passou e certifique-se de que nada ficou para trás. Procure tarefas que não concluídas, reuniões canceladas ou ligações telefônicas que você nunca fez, diz Tracey. Reagende cada uma para a semana seguinte. Se for adiar a atividade por mais de três semanas, melhor delegar ou esquecer.

  • 2. Revise as metas e projetos

    Revise seus objetivos semanalmente. “Você não pode planejar sua semana de trabalho se não souber quais são suas metas”, diz Tracey. Eleja as prioridades para atingir essas metas e bloqueie tempo na agenda para o trabalho. “Agendamos reuniões, mas não o nosso trabalho mais importante”, diz a analista. Certifique-se de ter reservado tempo para concluir tarefas, não um projeto. Atualizar o site, por exemplo, é um projeto, não uma atividade que pode ser finalizada em duas horas. Divida as grandes ações em outras menores, como “reescrever a página inicial” ou “encontrar novas fotos e ilustrações” e, em seguida, programe tempo para cada.

  • 3. Analise e prepare a próxima semana

    Em vez de chegar à próxima reunião torcendo para ninguém perceber seu despreparo, olhe com antecedência para os compromissos da semana seguinte e reserve um tempo para ler relatórios, revisar arquivos ou levantar a papelada do cliente. Você pode investir alguns minutos ao fim de cada encontro para ter tempo de colocar prazos ou tarefas futuras no calendário.

  • 4. Revise sua lista de tarefas

    A maioria das pessoas tem a revisão da lista de tarefas como prioridade, mas Tracey recomenda que essa seja a última etapa — as metas e os projetos devem ser revistos primeiro para garantir que as obrigações mais importantes estejam na frente. Antes de inserir outras atividades na agenda, certifique-se de que irão promover seu trabalho mais significativo e de que estão alinhadas aos objetivos. E tome o cuidado de não preencher todo o seu tempo: Tracey recomenda deixar pelo menos 30% da sua agenda aberta para reuniões e atividades inesperadas, bem como para ter momentos de pensar e refletir.

1. Reveja sua semana atual

Todas as tardes de sexta, olhe para a semana que passou e certifique-se de que nada ficou para trás. Procure tarefas que não concluídas, reuniões canceladas ou ligações telefônicas que você nunca fez, diz Tracey. Reagende cada uma para a semana seguinte. Se for adiar a atividade por mais de três semanas, melhor delegar ou esquecer.

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