5 hábitos que ajudam a maximizar seu dia de trabalho

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A maximização de tempo não tem a ver com pílulas de produtividade ou ferramentas de calendário

Resumo:

  • Uma queixa comum entre líderes e executivos é a falta de tempo para se dedicar a projetos maiores pela demanda de atividades diárias;
  • Maximizar o dia de trabalho é sobre focar no mais importante, otimizar a energia e a atenção e eliminar todo o desnecessário;
  • Dicas incluem separar um tempo para as atividades mais entediantes e resolver pequenas demandas no momento em que elas surgirem para poupar tempo e energia cognitiva para atividades mais importantes;

Quando foi a última vez que você teve um dia totalmente satisfatório no trabalho? Foi um daqueles em que você tratou de assuntos urgentes e também progrediu em projetos estratégicos de longo prazo, tudo isso com desempenho de alto nível?

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A maioria dos meus clientes, sejam eles executivos de Wall Street ou líderes de startups de tecnologia, busca aquele raro ótimo dia e altamente produtivo. O refrão comum que ouço é: “Eu nunca tenho tempo suficiente para me concentrar em coisas maiores, porque sou sugado pelas tarefas diárias”.

Então, como é possível maximizar o tempo do dia?

A maximização de tempo não tem a ver com pílulas de produtividade ou ferramentas de calendário. É, na essência, um esforço para gerenciar sua atenção, seu foco e suas prioridades para que o tempo e o dia estejam alinhados com o que você realmente quer cumprir.

O tempo é finito, mas descobri que você pode potencializá-lo quando se dedica a três coisas: focar no mais importante, otimizar sua energia e atenção cognitiva, e eliminar o desnecessário.

Veja, na galeria de imagens a seguir, cinco hábitos simples que podem ajudá-lo a assumir o controle de seu tempo:

  • 1. Agende um horário diário para metas de longo prazo

    Todas as manhãs, a primeira coisa que se faz no trabalho deve ser separar um tempo para focar em suas metas estratégicas, aqueles objetivos que são importantes para o seu sucesso, mas não necessariamente urgentes. Isso não deve estar em sua lista diária de tarefas. É uma relação de um a três itens sobre os quais você precisa pensar, aprender ou criar um momento para ter um impacto estratégico de longo prazo.

    Reforçar uma rotina de tempo sozinho para pensar e aprender profundamente não só irá focá-lo em seus objetivos de longo prazo, mas também proporcionará um tom de progresso para o resto do seu dia.

  • 2. Defina momento e prazo para atividades tediosas (mas importantes)

    Muitos executivos se veem precisando executar tarefas que parecem entediantes. Você procrastina, mas esses deveres permanecem em sua mente, confundindo seus pensamentos e drenando sua energia mental. Cada um de nós tem visões diferentes sobre o que é uma atividade chata, mas o exemplo mais comum que observei são tarefas administrativas importantes que não podem ser terceirizadas.

    Uma maneira eficaz de tirar uma tarefa tediosa do caminho é executá-la com prazo e momento definido. Programe um tempo para finalizar a atividade em seu planner, mude seu ambiente e desligue todo o resto (ou seja, silencie seu telefone e e-mail) por aproximadamente meia hora. Use esse espaço para tirar do radar as tarefas que você menos gosta de desempenhar.

  • 3. Pratique o “fazer tudo de uma vez” quando puder

    Para tarefas simples e ações que podem ser realizadas rapidamente, considere a prática de fazer tudo de uma vez. Por exemplo, bloqueie o tempo no seu calendário imediatamente ao aceitar agendar uma reunião; responda a um email que demande um retorno imediato logo após a leitura; salve um arquivo na pasta correta do seu computador. A lista é grande. Esse investimento de tempo mínimo no momento em que a demanda surge libera espaço e atenção que você usaria para voltar a essas tarefas. Organize seu cérebro e ajude a maximizar seu tempo.

  • 4. Concentre-se em uma única tarefa

    Abordar uma tarefa de cada vez pode aguçar seu foco e otimizar seu tempo. Desempenhar uma demanda única significar se concentrar totalmente no que está fazendo naquele momento. Você dedica toda a sua atenção, energia e capacidade cognitiva à conversa, ideia ou decisão à sua frente e evita qualquer interrupção de pensamento ou devaneios.

    Não importa quão inteligente e bem-sucedido você seja, nossos cérebros não foram programados para desempenhar inúmeras tarefas com eficiência. Concentrar-se em mais de uma atividade por vez pode drenar a energia, causar sobrecarga e, consequentemente, diminuir a velocidade de execução e impedir uma alta performance.

  • 5. Pare de fazer coisas desnecessárias

    “Coisas desnecessárias” são os pensamentos, decisões e ações que não tem propósito no seu dia. Eles simplesmente drenam seus recursos cognitivos e causam desperdício de tempo. Por exemplo, verificar e-mails repetida e obsessivamente, atualizações de texto, mídias sociais ou até mesmo as notícias podem fazer com que você gaste momentos valiosos com pensamentos repetitivos, conversas improdutivas ou ações dispersas. Com base em minha experiência, essas pequenas ações não fornecem resultados e conexões nem recarregam suas energias.

    Para evitar gastar muito tempo em distrações, considere usar um bloqueador de sites. Essa é uma maneira de ajudar a remover seu próprio acesso a determinadas plataformas que absorvem uma quantidade de tempo desproporcional do seu dia de trabalho. Remover os alertas de e-mail e mensagem de texto do seu celular tembém é uma excelente forma de evitar que você verifique suas notificações a todo momento. Em vez disso, separe horários específicos no dia para checar seu e-mail e demais aplicativos. Quanto do seu expediente é gasto com coisas desnecessárias? Escolha um item improdutivo em que você gasta uma quantidade desproporcional de tempo todos os dias e tome a decisão de parar de fazer isso. E comprometa-se com ela.

1. Agende um horário diário para metas de longo prazo

Todas as manhãs, a primeira coisa que se faz no trabalho deve ser separar um tempo para focar em suas metas estratégicas, aqueles objetivos que são importantes para o seu sucesso, mas não necessariamente urgentes. Isso não deve estar em sua lista diária de tarefas. É uma relação de um a três itens sobre os quais você precisa pensar, aprender ou criar um momento para ter um impacto estratégico de longo prazo.

Reforçar uma rotina de tempo sozinho para pensar e aprender profundamente não só irá focá-lo em seus objetivos de longo prazo, mas também proporcionará um tom de progresso para o resto do seu dia.

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