6 passos para delegar tarefas efetivamente

É crucial desapegar de certas atividades e ser estratégico na distribuição de afazeres.

Ashira Prossack
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Cecilie Arcurs/ Getty Images
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É crucial desapegar de certas atividades e ser estratégico na distribuição de afazeres

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Delegar bem tarefas traz muitos benefícios, tanto para líderes como para funcionários: ao mesmo tempo em que ajuda os gestores a administrarem sua carga de trabalho e maximizar a produtividade, auxilia os colaboradores a desenvolverem suas habilidades.

Quando feita de forma eficaz, a boa distribuição de afazeres pode ser usada para o desenvolvimento profissional e como uma ferramenta para identificar os melhores desempenhos.

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Embora os benefícios de delegar sejam claros, delegar na verdade nem sempre é uma coisa fácil de fazer. A boa notícia é que, como todas as outras habilidades, ela pode ser aprendida, aprimorada e desenvolvida até se tornar uma segunda natureza.

Veja na galeria de imagens a seguir seis passos para delegar com eficiência:

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  • 1. Comece com o desapego

    Às vezes, o maior desafio para os líderes é perder o controle. Não importa o quanto você gostaria de fazer tudo sozinho, isso simplesmente não é possível. É fácil sentir que você é o único capaz de fazer uma tarefa 100% correta, mas isso só é verdade na mais rara das circunstâncias.

    A primeira etapa é identificar por que você não está delegando atividades. É o medo de que o trabalho de outra pessoa seja mediano? Que ela não cumpra os prazos? Que vá deixar a bola cair e você vá acabar tendo de fazer o trabalho de qualquer maneira, mas no último minuto? Depois de identificar o motivo, você pode trabalhar para superá-lo.

    Se você ainda está apreensivo em distribuir imcumbências, comece aos poucos, mas comece. Delegue tarefas pequenas e de baixo risco primeiro e, em seguida, trabalhe para chegar a algo maior. Eventualmente, a atividade de delegar se tornará menos estressante e mais rotineira.

    Assim que você desapegar e estiver pronto para delegar tarefas maiores, pense em um plano de ação.

    Cecilie Arcurs/ Getty Images
  • 2. Seja estratégico

    É importante escolher a pessoa certa para a tarefa. Você não deve delegar trabalho a alguém apenas porque essa pessoa tem a capacidade de fazê-lo. Em vez disso, escolha uma pessoa cujo conjunto de habilidades seja adequado e que seja capaz de realizar o trabalho sem ajuda. É importante ter em mente que só porque alguém pode, não significa que ele ou ela têm disponibilidade naquele momento específico, então, é importante encontrar um equilíbrio entre os dois.

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  • 3. Defina suas expectativas

    Não é suficiente simplesmente atribuir tarefas às pessoas, você deve explicar claramente o que deseja o que elas realizem. Esclareça como seria uma conclusão bem-sucedida da tarefa, identificando o resultado final e o prazo em que ela deve ser concluída.

    Para tarefas que têm um curto prazo, defina uma data de término específica e faça check-in pelo menos uma vez antes do término da tarefa. Para projetos de longo prazo, estabeleça uma série de metas e estabeleça uma rotina de check-ins distribuída entre agora e a data de entrega.

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  • 4. Não faça microgerenciamento

    Depois de delegar, afaste-se. A única coisa que o microgerenciamento faz é adicionar mais tarefas à sua lista de afazeres. O microgerenciamento é frustrante para o funcionário e para a pessoa que delegou e, na maioria das vezes, impede o progresso e os resultados. Há uma linha tênue entre monitorar o progresso e microgerenciar, portanto, tome cuidado para avaliar seu comportamento e garantir que você não passe dos limites sem querer.

    PeopleImages/ Getty Images
  • 5. Confie na sua equipe

    Depois de atribuir uma tarefa a alguém, conceda a essa pessoa autoridade para assumir propriedade total do afazer. Você tem de confiar que ela vai concluir a atividade corretamente e no prazo. Embora não haja nada de errado com o ocasional bate-papo rápido “como está tal tarefa?”, Fazer isso com muita frequência fará com que seu funcionário sinta que você não confia nele. Para evitar esse problema, defina um cronograma de checagens no início do projeto e só desvie dele apenas se for absolutamente necessário.

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  • 6. Faça revisão após a conclusão da tarefa

    Delegar é algo que só tem sucesso se todos forem responsáveis. A pessoa responsável pela tarefa deve ser sempre responsabilizada por sua conclusão oportuna e precisa, e pelos resultados. É importante entrar em contato com a equipe após a conclusão da tarefa para revisar os resultados. Se houve um problema com o trabalho, é responsabilidade dessa pessoa (talvez com a sua ajuda) consertar as coisas. Uma tarefa bem executada deve ser reconhecida. Mas tanto o reconhecimento como a crítica são igualmente importantes.

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1. Comece com o desapego

Às vezes, o maior desafio para os líderes é perder o controle. Não importa o quanto você gostaria de fazer tudo sozinho, isso simplesmente não é possível. É fácil sentir que você é o único capaz de fazer uma tarefa 100% correta, mas isso só é verdade na mais rara das circunstâncias.

A primeira etapa é identificar por que você não está delegando atividades. É o medo de que o trabalho de outra pessoa seja mediano? Que ela não cumpra os prazos? Que vá deixar a bola cair e você vá acabar tendo de fazer o trabalho de qualquer maneira, mas no último minuto? Depois de identificar o motivo, você pode trabalhar para superá-lo.

Se você ainda está apreensivo em distribuir imcumbências, comece aos poucos, mas comece. Delegue tarefas pequenas e de baixo risco primeiro e, em seguida, trabalhe para chegar a algo maior. Eventualmente, a atividade de delegar se tornará menos estressante e mais rotineira.

Assim que você desapegar e estiver pronto para delegar tarefas maiores, pense em um plano de ação.

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